Cтраница 2
ИПЯ дескрипторного типа, в к-рых каждый элемент информации характеризуется определ. Запросы информации формулируются также в виде определ. Дескрипторы, характеризующие документ, кодируются путем вырезания лунок, соединяющих соответствующие отверстия с внешним полем карты. Поиск нужного документа производится с помощью спиц, пропускаемых через отверстия, соответствующие дескрипторам вопроса. Кодировка по дескрип-торной системе часто осуществляется в виде пробивок, наносимых на обычных перфокартах ( с внутр. [16]
ИПЯ дескрипторного типа, в к-рых каждый элемент информации характеризуется определ. Запросы информации формулируются также в виде; определ. Дескрипторы, характеризующие документ, кодируются путем вырезания лунок, соединяющих соответствующие отверстия с внешним по -; лем карты. Поиск нужного документа про - изводится с помощью спиц, пропускаемых через отверстия, соответствующие дескрипторам вопроса. Кодировка по дескрип-торной системе часто осуществляется в виде пробивок, наносимых на обычных перфокартах ( с внутр. [17]
Ежедневно отсутствует на рабочем месте в среднем 40 - 50 мин. Тратит много времени на поиск нужных документов. [18]
Одним из важнейших элементов организации рабочего места является оснащение его необходимой мебелью, средствами связи, организационной и вычислительной техникой. При подборе мебели, отвечающей специфике выполняемой работы мастером, необходимо учитывать количество и формат поступающей и хранящейся документации, а также те технические средства, которые используются или будут использоваться на рабочем месте. Важно также учитывать и общие требования к служебной мебели. Так, ящики в столах должны соответствовать размерам и объему хранимых документов, оргтехники, канцелярских принадлежностей и инвентаря, причем способ хранения должен обеспечить удобство их укладки и извлечения. Например, ящики в столах должны допускать хранение папок, бланков, карточек в наиболее удобном положении - вертикальном. При укладке документов в горизонтальном положении поиск нужных документов и их перекладка увеличивают потери рабочего времени; возникают трудности в налаживании и поддержании соответствующего порядка. [19]
Для удобства поиска документов, хранящихся в папках подвесного вертикального хранения, на один из краев папки нанесен индикатор, характеризующий содержание материала в папке. Индикатор изготовляется либо в виде окрашенной металлической пружинящей пластинки, либо в виде прозрачного пластмассового кармана, в который вставляется полоса бумаги. Сама папка представляет собой сложенный вдвое тонкий картон или пластикатную пленку, края которых снабжены металлическими или пластмассовыми крючками. Фактически папка является упрощенным скоросшивателем, в корешок которого входит пластмассовая. Эти папки удобно хранить в ящике рабочего стола. Такой способ хранения в сравнении с горизонтальным позволяет почти в три раза сократить время на поиск нужного документа благодаря хорошему обзору всего массива документов и легкости выбора нужной папки. [20]
С течением времени в эксплуатируемых не связанных между собой ИК накапливается большое количество первичных данных. При этом, не будучи согласованными, данные дублируются. Во многих компаниях складывается парадоксальная ситуация: данные есть, их достаточно много, но они противоречивы, разрозненны, не всегда достоверны. В результате нужную информацию практически невозможно найти и получить вовремя. Как следствие падает эффективность деятельности управленческого персонала. Проявляться это может по-разному: например, персонал тратит много времени на подготовку какого-либо отчета или на поиск нужного документа. Или же сотрудники разных структурных подразделений, использующие различные ИК, вводят противоречащие данные об одном и том же объекте, что приводит к необходимости тщательно выверять данные. [21]
Для поиска нужных документов предметизатор составляет поисковое предписание, которое вводится в селектор-сортировальную установку. Туда же подаются диамикрокарты 2Р из соответствующей секции или секций рабочей картотеки. Отобранные селектором диамикрокарты 2Р подаются в репродуктор, копирующий их на микрофильм. После информационного поиска диамикрокарты 2Р сортируются по их картотечным индексам и возвращаются в соответствующие секции рабочей картотеки, а экспонированный в репродукторе микрофильм поступает на проявление. В зависимости от условий заказа диамикрокарты 3N направляются заказчику, монтируются в апертурные карточки или передаются на увеличение и печать. Перед увеличением диамикрокарты 3N могут быть просмотрены заказчиком с помощью консольного читального аппарата. Среднее время поиска нужных документов в ИПС Mini-card ( включая время изготовления диамикрокарт 3N) обычно составляет около 10 мин. [22]