Поиск - необходимый документ
Cтраница 2
В связи с тем, что файловая структура компьютера может иметь значительный размер, выполнять поиск необходимых документов путем простой навигации по файловой структуре не всегда удобно. Обычно считается, что каждый пользователь компьютера должен хорошо знать ( и помнить) структуру тех папок, в которых он хранит документы. Тем не менее, бывают случаи, когда происходит сохранение документов вне этой структуры. Так, например, многие приложения выполняют сохранение документов в папки, принятые по умолчанию, если пользователь забыл явно указать, куда следует сохранить документ. В подобных случаях файлы документов могут теряться в массе прочих данных. [16]
Необходимость удаления устаревших документов обусловлена рядом взаимосвязанных факторов, в том числе увеличением объема фонда документов, усложнением поиска действительно необходимых документов или увеличением расходов на ведение фонда документов при существующих бюджетных ограничениях. Удаление может состоять из различных операций, например: списывания и удаления ненужных материалов, перемещения документов в более дешевые и менее доступные хранилища. [17]
Применение информации по Классификаторам ЕСКД и ТКД, а также по ГОСТ 3.120 1 - 85 в технологических документах обеспечивает возможность поиска необходимых документов, их учет и хранение. Все это позволяет комплексно и эффективно использовать средства механизации и автоматизации при решении инженерно-технических задач. [18]
Все планы исследований, необработанные данные, отчеты, образцы и пробы должны храниться в архивах в определенном порядке так, чтобы поиск необходимых документов был максимально облегчен. Должно быть назначено по меньшей мере-одно лицо, ответственное за организацию и содержание архивов. [19]
Анализ тенденций развития информационных систем и web - технологий позволяет сделать вывод о значительном снижении роли локальных центров библиотечно-информационного обслуживания ( на уровне организации) и о разделении развития поисковых систем по двум направлениям - с одной стороны, все более острой становится проблема поиска необходимых документов в информационном пространстве, образованном различными тематическими и поисковыми серверами. С другой стороны для конечного пользователя более важна персонализированная база интересующих документов с интеллектуальными средствами ее ведения. Потребность в последних сохранится достаточно долго в силу ряда экономических, технических и психологических факторов. [20]
Система обработки документов и текстовой информации представляет собой набор программ, предназначенных для организации информационно-поисковой системы. По запресу абонентов система организует поиск необходимых документов, причем на печать поступают либо библиографические данные о документе, либо его поисковый образ, либо полный текст. [21]
 |
Лоток для документов.| Ящик картотечный секционный. [22] |
Лоток для входящих документов трехсекционный арт. Срезанный передний бортик лотка облегчает поиск необходимых документов. Для экономии места на столе лотки могут устанавливаться друг на друга. [23]
Существующие методы ведения оперативного учета готовых изделий на предприятиях в условиях роста их номенклатуры, увеличения применяемости в конечной продукции, многовариантности исполнения не могут удовлетворять требованиям, которые предъявляются к организации производства с точки зрения оперативности расчетов, полноты и достоверности информации, отражающей движение готовых изделий на предприятии. Так, выполнение целого ряда процедур производится вручную ( поиск необходимых документов, сортировка и выборка информации, оформление приходо-расходной документации, составление оперативных сводок) и вызывает значительные затраты инженерно-технического труда при проработке производственно-экономической информации. [24]
Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам ( приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо отдаты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. [25]
Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам ( приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. [26]
Ведущая в США фирма по микрофотокопированию и микрофильмированию Рекордэк разработала новую автоматизированную систему поиска документов Мирацоде. С помощью клавиатуры выполняются следующие операции, связанные с поиском необходимого документа: перемотка микропленки на кассету, передвижение кадров, установка кадра для печатания на бумаге, поиск позитивной и негативной пленки, включение и выключение системы. Поиск документа на микропленках ( до 1 млн. страниц) и изготовление копии обеспечиваются за 0 5 мин. Применяются также и другие системы поиска информации. [27]
В сборнике публикуются документы, принятые накануне Федеральным Собранием, Президентом, Правительством, а также инструкции, приказы, письма Министерства финансов, Государственной налоговой службы, Центральным банком и другими министерствами и ведомствами Российской Федерации. В сборнике принята сплошная нумерация публикуемых материалов, что значительно облегчает поиск необходимых документов в алфавитно-предметном указателе выпускаемых материалов. [28]
Здесь же возможна реализация задач тиражирования управленческих документов одинакового содержания, предназначенная различным адресатам. Функция подготовки документов предоставляет возможность производить хранение подготовленных документов на машинных носителях длительное время, а также поиск необходимых документов с вызовом их на терминал или распечатку. [29]
Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. [30]
Страницы: 1 2 3