Cтраница 3
Практически информационное содержание всех существующих правовых баз данных напрямую зависит от установленных и действующих контактов разработчиков с организациями, выпускающими законодательные и нормативные акты, инструкции, разъяснения, руководящие письма и т.п. ( Президент РФ, Правительство РФ, ГНС РФ, Дума РФ, Мэрия Москвы, Правительство Москвы и др.) Поэтому при значительном информационном пересечении различных систем полная информационная среда сектора должна иметь возможность доступа к различным БД. При такой организации информационного обеспечения возникает проблема разработки программных средств, объединяющих различные базы данных в единую метабазу с возможностью поиска необходимого документа в различных системах. [31]
Наличие в естественном языке омонимов так же, как логических синонимов ( см. ранее), характеризует его недостаточность для выполнения эффективного поиска необходимых документов и данных. [32]
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подоку-ментные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. [33]
Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов - сразу вывести на экран всю необходимую информацию. [34]
Теперь, когда мы познакомились с основными продуктами Microsoft Office и имеем ряд готовых документов ( файлов), встает вопрос о необходимости обмена этими данными с коллегами, предприятиями-партнерами. Самым удобным и быстрым средством для этого является электронная почта. Она превосходит все другие традиционные способы обмена информацией - почту, телефон, факс - по скорости передачи и обработки данных, а также удобству поиска необходимых документов. [35]
Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [36]
Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. [37]