Cтраница 2
Следует обратить внимание на то, как канцелярия руководит и контролирует постановку делопроизводства в подразделениях организации. Практика показывает, что канцелярии нередко самоустраняются от такой работы. Между тем инспектирование, инструктирование, контроль постановки делопроизводства в подразделениях улучшают их работу, способствуют разработке качественных документов, убыстряя документооборот. [16]
Делопроизводство представляет собой специфический вид труда, связанный с документированием и организацией работы с документами в ходе осуществления функций управления. Поскольку непосредственным предметом управленческого труда служит обработка и преобразование документированной информации, то отсюда легко попять исключительную роль документооборота в обеспечении технологии управления. Можно со всей определенностью сказать, что постановкой делопроизводства в значительной степени определяется темп работы, количество и качество продукции управленческого аппарата. [17]
Внедрение автоматизированных систем управления оказывает существенное влияние на организацию службы делопроизводства. При внедрении автоматизированных систем управления делопроизводственное обслуживание в учреждениях I и II категории, может быть возложено на документационные центры, в учреждениях III и IV категории - на документационные бюро. В отличие от канцелярии, осуществляющей лишь методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях, документационные центры должны обеспечивать централизованное документационное обслуживание всех структурных подразделений. Это повышает качество, надежность и оперативность обработки и использования документной информации. [18]
Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями. [19]
Добиться выполнения инструкции всеми работниками учреждения нелегкая задача, но решить ее безусловно необходимо и можно. Ее исполнение должен повседневно контролировать лично руководитель делопроизводства. К нарушителям установленных правил необходимо применять не только административные меры. Основное значение имеет воспитательная работа, коллективное обсуждение вопросов постановки делопроизводства и случаев нарушения принятой инструкции. [20]