Cтраница 3
Технической базой научной организации управленческого труда служит современная организационная и вычислительная техника, используемая для механизации и автоматизации труда в управлении. Постоянно растущие объемы информации и потоки документов, развитие тенденции к разработке лучше обоснованных альтернативных решений усиливают потребность в освоении и применении в повседневной деятельности руководителя современных технических средств, освобождающих его от рутинной работы. [31]
При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. [32]
Конечно, и эти параметры не будут постоянными. По мере внедрения АСУ изменяются объемы потоков документов и задачи самой системы. Однако они изменяются значительно медленнее, чем в процессе проектирования представления разработчиков об алгоритмах и технологии обработки информации. Поэтому будем предполагать, что перечисленные факторы неизменны в процессе решения рассматриваемой задачи. Отметим, что при расчете проектируемой системы используются не существующие ( например, полученные в результате обследования реально функционирующего объекта управления), а ожидаемые после внедрения системы вероятностные характеристики потоков информации, ее объемные показатели, круг задач, который должна решать система, и желаемые сроки обработки информации. [33]
Его специфика связана с тем, что поток документов ведет себя как система, подчиняясь циклическому развитию; отслеживая эти циклы, можно определить, на каком этапе жизненного цикла находится предметная область в той или иной стране. [34]
Решающими при оценке и организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем вновь распадаются, расходясь по исполнителям. [35]
Поток входящих документов разделяется на доку ментопотоки. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов. [36]
Программа 1C: Электронный документооборот предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. [37]
В организациях на основе действующих УСД, собственного опыта и сложившейся практики также целесообразно рационализировать документопотоки. Посколькудокументопотоки - это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплексе с определением содержания и особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информационного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации документами. [38]
Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии ( секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации. [39]
В организациях на основе действующих УСД, собственного опыта и сложившейся практики также целесообразно рационализировать документопотоки. Поскольку документопотоки - это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплексе с определением содержания и особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информационного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации документами. [40]
Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации. [41]
С ее помощью описывается предметная область, входящие в нее объекты, их свойства, связи между ними. В результате формируется модель, описывающая основных пользователей АИС, их полномочия, потоки документов. В ходе описания в памяти ЭВМ создается информационная база проектирования. [42]
Системы планирования и администрирования существуют в каждой организации. Они создаются либо сразу - целенаправленно, либо постепенно - в процессе эволюции потоков документов, взаимодействия сотрудников и транзакций между поставщиками и заказчиками. [43]
В фирмах США, как правило, решения принимаются единолично, производственные задачи определяются детально, и все это спускается вниз и сопровождается обильным потоком документов и взаимных договорных обязательств. Здесь ценится молчаливое понимание больше, чем документы, а доверительные отношения - больше, чем связывающая сила договора. Если автоматизации офиса суждено иметь успех в Японии, то ей необходимо идти по иному, специфически японскому пути. [44]
При небольших потоках информации с работой справляется один приемщик. Иногда ему поручают функции курьера по доставке принятых пачек на участки последующей их обработки. Когда поток документов значительный, их принимает несколько работников, а доставляют специально выделенные курьеры. Для облегчения процесса обработки информации приемщики обычно специализируются на определенной группе документов. [45]