Cтраница 2
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами, деятельности учреждения в целом. [16]
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами. [17]
ЕГСД предусматривает следующие основные направления совершенствования делопроизводства: установление рациональной организации, использование прогрессивных форм и методов работы с документами, унификация и стандартизация документов, механизация делопроизводственных процессов. [18]
Если потребность в размерах тиражей низкая и невысоки требования к оформлению размножаемой документации, то на смену офсетным конторским машинам могут прийти другие, более простые аппараты, в частности аппараты трафаретной печати. Хотя эти аппараты применяются в делопроизводственных процессах более полутора веков, их конструктивная несложность, простота в эксплуатации и хорошие технические показатели позволяют им сохранять свои позиции и в настоящее время. [19]
Эффективность механизации ( автоматизации) документа-ционных процессов во многом определяется тем, насколько последовательно проводится внедрение средств оргтехники в работу аппарата управления конкретного объекта. Главное при этом - комплексность применения этих средств, т.е. охват всего делопроизводственного процесса. Практика показывает, что наличие даже одного немеханизированного участка в общей механизированной ( автоматизированной) системе заметно снижает эффективность системы в целом. Поэтому выбор средств оргтехники для внедрения в конкретной организации должен вестись таким образом, чтобы все документационные процессы были вовлечены в единый технологический цикл. [20]
Важной составной частью организационного обеспечения ОАСУ являются положения об инспекции, секретариате и канцелярии, структурных подразделениях, входящих в управление объектом и регулирующих деятельность аппарата управления. Включение этих положений в состав нормативов объясняется значением, которое имеют указанные подразделения в делопроизводственном процессе. Положения содержат описание задач, функций, прав и ответственности этих органов управления, а также их взаимоотношений с другими подразделениями. [21]
В канцелярии учреждения периодически ( обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами. [22]
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях, то появляется возможность использовать ее для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса, вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. [23]
В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. [24]
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учет-но-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов; организацию делопроизводственной службы; механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. [25]
При выборочном обследовании определяется не весь объект, а отдельные, специальные участки или операции, на основе которых можно представить процесс или предмет в целом. Этот метод требует выбора единиц ( дел, документов), объема и времени наблюдения. Его целесообразно применять при стабильных делопроизводственных процессах и массовой документации. Он более экономичен по сравнению с методом сплошного наблюдения. Важным фактором этого метода является представительность выбора, т.е. обоснованное количество единиц, отобранных для изучения. Выбор может быть случайным, когда любая единица может оказаться выбранной. Если из определенных групп выбираются определенные серии единиц, такой выбор называется серийным. [26]
Листы бумаги, скапливающиеся в результате деятельности средств копирования и размножения, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых размноженная документация приобретает вид, позволяющий ее дальнейшее использование. Некоторые из этих средств можно применять и в других делопроизводственных процессах, но в большинстве своем они являются технической базой финишного процесса копирования и размножения документов. [27]