Cтраница 2
После победы Великого Октября долгое время строго не было разграничено, какие разновидности документов должны издавать те или иные инстанции. По Конституции 1924 года Президиум ЦИКа СССР - высший законодательный, исполнительный и распорядительный орган власти, и Совнарком СССР - исполнительный и распорядительный орган ЦИКа СССР, имели право издавать декреты, постановления и распоряжения, обязательные к исполнению на всей территории Советского Союза. [16]
Работа по унификации документов заключается в стандартизации документов, сокращении числа видов и разновидностей документов, установлении круга документов, при помощи которых осуществляются функции управления, упорядочении элементов оформления документов с внесением трафаретизации в содержание текста. [17]
Работа по унификации и стандартизации документов должна предусматривать терминологическое упорядочение названий видов и разновидностей документов, их реквизитов, а также содержащихся в документах управленческих текстов на естественном языке. [18]
В этот период значительно усложняется деловая переписка, что проявляется прежде всего в увеличении разновидностей документов. Так, наряду с традиционными докладом и указом в служебной переписке все активнее используются новые - ведение, доношение, про-мемория, рапорт, реляция и рескрипт. [19]
Практическим путем в течение столетий в качестве наиболее удобных для первичной группировки были выделены признаки: разновидность документа, его автор, содержание ( текст), даты. Для группировки переписки оказался удобным признак корреспондента, а также территории, к которой относится корреспонденция или содержание документов. Иногда для первичной группировки документов применяют такие признаки, как оригинал, копия. [20]
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ( ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа. [21]
Внутреннюю опись документов необходимо также составлять на дела постоянного и временного ( свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. [22]
Критерии оценки содержания - v значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. [23]
В практическом делопроизводстве чрезвычайно ценными являются предложенная Н.В. Варадиновым классификация документов ( канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и просительские дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда. [24]
Разрабатывая стандарт предприятия Система организационно-распорядительных документов, разработчики руководствуются следующими принципами: ГОСТы допускают несколько вариантов одного решения, а СТП только одно, наиболее рациональное; ГОСТы содержат образцы не всех видов организационно-распорядительных документов, а СТП имеют их все; СТП определяют требования не только к видам, но и к разновидностям документов; образцы документов, приложенные к СТП, ориентируют на точное соответствие формулировок требованиям законодательства; СТП устанавливают не только перечень реквизитов документов, но и те из них, которые следует печатать прописными буквами. [25]
Многие бланки для изготовления управленческих документов ежегодно печатаются тиражами более миллиона экземпляров. Расширяется число видов и разновидностей документов, изготавливаемых на бланках, растет количество бланков, заполняемых на пишущих машинах и с помощью АЦПУ, - все это предъявляет к бланкам новые более высокие требования. [26]
Однако имеются признаки, присущие каждому документу, которые входят в качестве обязательных в формуляр всех документов. К этим признакам относятся: название разновидности документа, автор, содержание, дата, оригинал или копия. [27]
При публикации подряд однотипных документов с заголовками, имеющими общие элементы, эти элементы из заголовков изымают и переносят либо в археографическую часть предисловия, либо в заглавие издания, его разделов, либо в групповой заголовок. Так, в издании писем одного лица опускают определение разновидности документа и авторства, в издании писем разных лиц к одному адресату - определение разновидности и адресата. [28]
Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с назначением каждого документа. В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства приведен примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов, который включает названия таких документов: положение, устав, постановление, решение, распоряжение, Приказ, инструкция, указание, прото кол, извещение, акт, заключение, докладная записка, обзор, справка, сводка, письмо, телеграмма, телефонограмма, личная карточка, заказ на размножение документов, договор, стенограмма, доклад, предложение, объяснительная записка, отзыв, план, отчет, список и перечень. [29]
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. [30]