Cтраница 3
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в дОкументоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. [31]
Это составляет в расчете на один документ 0 5 коп. Во многих случаях в результате унификации удается создавать серии внешнеторговых документов, включающие до пяти и более различных видов и разновидностей документов, каждый из которых необходим в нескольких экземплярах. Здесь уже целесообразно применять не пишущую машину, а спиртовой гектограф. [32]
В целях наглядного представления по построению блок-схемы использования информации, рассмотрим на рис. 54 пример только ее одной части, раскрывающей взаимосвязь решения комплекса задач по нормированию материалов с составом информации, предусмотренной в формах технологических документов. Главное условие, которое выдвигается специалистами, занимающимися машинной обработкой информации, - установление минимального состава документов, направляемых на ИВЦ. Чем меньше разновидностей документов поступают к ним на обработку, тем удобнее вести соответствующие работы и меньше ошибок. [33]
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. [34]
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в дОкументоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. [35]
Печатные издания, имеющие наиболее богатую историю существования в библиотеках, представляют сегодня достаточно сложную организацию совокупности документов. Еще на начальной стадии формирования фондов была создана система, состоящая из трех звеньев, в совокупности обеспечивающих полноценное функционирование и развитие Библиотеки. Документы, предназначенные для обслуживания пользователей, образовали действующий фонд, который был дополнен: обменным фондом для оттока многоэкземплярной литературы, резервным фондом для восстановления утрат в фонде. Следующим этапом развития стала внутренняя дифференциация действующих фондов: документы, подлежащие постоянному хранению, составили основной фонд, для их защиты от преждевременного износа и в целях удовлетворения повышенного спроса читателей был образован подсобный фонд. С ростом фондов и расширением разновидности документов, требующих специфических условий для хранения и использования, была создана целая сеть специализированных фондов. [36]
Машинно-ориентированная часть содержит данные, подлежащие машинной обработке. В дальнейшем подобные документы будут формализованы глубже исходя из требований автоматизированного ввода и более эффективной обработки на ЭВМ. Формализация смыслового содержания документов ( естественного языка) нужна для типизации текстов и особенно для их быстрого поиска из большого массива таких документов. Применение единой терминологии является одним из направлений унификации и стандартизации как формы, так и содержания документов. Единообразие терминов необходимо в наименованиях видов и разновидностей документов, их реквизитов, в управленческих текстах на естественном языке. [37]
К описи составляется предисловие, в котором излагается история проектирования объектов строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы, указываются автор, даты начала и завершения строительства, запуска изделий в производство, принципиальная новизна, излагаются история организации, фонда, состав и содержание документов фонда, особенности обработки и описания документов, приводя г-ся сведения о построении описи, о видах НСА к описи и порядке пользования им. В предисловии дается список оргапизаций-соразработчиков. Объем предисловия зависит от сложности истории органнзащш-фондообра-зователя и фонда, а также от количественного состава его документов. К малообъемным ( до 100 единиц хранения) дополнительным описям предисловие не составляется. История организации и фонда излагается га основе исторической справки. Сведения о составе и содержании документов даются в обобщенном виде, характеризуются наиболее типичные по разновидностям документов и их содержанию группы документов. [38]
При изучении документообразования следует обращать внимание на состав документов, целесообразность создания тех или иных видов, выявление излишних или неработающих документов, правил и способов документирования. С этой целью необходимо тщательное ознакомление с инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел, перечнем документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Изучаются документы, составленные в структурных подразделениях и хранящиеся в архиве. Данные получают на рабочем месте исполнителя путем непосредственного наблюдения за процессом составления документов. Объектом исследования являются как важные по содержанию документы, так и многочисленные массовые материалы. Выборка единиц осуществляется по номенклатуре дел с определением видов по участкам. Сопроводительные анкеты могут быть в форме карточки для анализа документов и вопросника по документированию. Это обеспечивает комплексный подход при обследовании процесса документирования. Затем приступают к составлению перечня видов и разновидностей документов, необходимых и достаточных для реализации функций управления, с указанием того, в каких случаях и в каких подразделениях какие документы создаются. [39]