Cтраница 1
Рационализация документооборота достигается путем сведения к минимуму ручных операций регистрации и переписки данных за счет совершенствования самих форм документов, маршрутов их движения, комплексного использования нормативных данных и научной организации труда. [1]
Экономия от рационализации документооборота зависит от количества проводимых мероприятий, сокращения бюджета рабочего времени за счет маршрутных схем и кольцевой курьерской связи. [2]
Нетрудно видеть, что все приведенные рекомендации по рационализации документооборота практически содержат не очень много каких-либо предложений по удовлетворению инженерно-психологических требований. И это не случайно, а связано с тем, что мы практически еще не уделяем должного внимания данной области информационных взаимодействий человека. [3]
В то же время, опираясь на опыт рационализации документооборота, руководство любого предприятия ( объединения) могло бы и без механизации сэкономить примерно 80 % затрат на канцелярскую работу, выполняемую в настоящее время. [4]
Для анализа маршрутов движения документов, технологии их обработки и рационализации документооборота по каждому подразделению строятся организационные схемы внутриструктур-ных потоков информации. Такая схема представляет собой таблицу, где в строках указаны документы и перечень операций по их обработке, а в столбцах - управленческий персонал, выполняющий соответствующие операции обработки документов. [5]
Для совершенствования работ по управлению большое значение имеют упрощение и сокращение документации и отчетности, рационализация документооборота, конторского труда, делопроизводства. Правила оформления документов, порядок их регистрации, группировки, применение в делопроизводстве средств малой механизации, введение единой системы кодирования писем в значительной степени определяют четкость, грамотность организации управления и. [6]
Совершенствование первичной и сводной документации перед созданием и внедрением интегрированной системы обработки данных должно сопровождаться рационализацией документооборота. Опыт показывает, что при сложном процессе управления производственно-хозяйственной деятельностью документооборот отличается сложностью и, как привило, громоздкостью; то же относится и к действующим каналам передачи данных. [7]
Внедрение в практику управления новой системы документации, сокращение объемов информации в системе управления приводят к необходимости рационализации документооборота. Схема документооборота в условиях функционирования АСУ четко разделяет источники формирования и получения документов. Основной процент в системе документооборота занимают документы, формируемые на ЭВМ. В системе управления формируются в основном документы, необходимые для нормального функционирования АСУ и содержащие данные, являющиеся входными по отношению к вычислительному центру, технически обеспечивающему процессы переработки информации. [8]
Изучение материальных потоков служит основой для оптимизации технологических процессов производства, материально-технического обеспечения, транспортировки и сбыта продукции, рационализации документооборота, проектирования производственных, складских и вспомогательных помещений, создания высокоэффективной коммуникационной инфраструктуры и организационных структур управления. [9]
Данные о движении документов по подразделениям, об объеме и повторяемости используемых в них показателей используют для подготовки предложений по рационализации документооборота. [10]
Обеспечение этих направлений совершенствования системы управления энергетическим хозяйством предприятия достигается за счет четкой структуризации отдельных решаемых задач, полной увязки их между собой во времени и в пространстве, алгоритмизации методов решения, упорядочения и рационализации документооборота. [11]
Опыт комплексного анализа систем управления показал, что его проведение и использование результатов могут дать значительный эффект при выявлении резервов сокращения затрат на управление путем централизации и устранения неоправданного дублирования работ в аппарате управления, упрощения и рационализации документооборота, более полной загрузки и рационального использования вычислительной и организационной техники; разработки результативных методов мотивирования работника предприятия и ускорения решения задач, стоящих перед ним; подготовки и принятия эффективных управленческих решений, позволяющих найти наиболее правильные и эффективные пути развития производства. [12]
Основными направлениями совершенствования управления производством являются повышение его производительности и сокращение трудоемкости управления путем устранения потерь рабочего времени и совмещения функций, развития функционального разделения труда, механизации и автоматизации управленческого труда, совершенствования производственной и организационной структуры, сокращения документации и рационализации документооборота. [13]
Управление себестоимостью продукции на основе нормативного метода, или управление по отклонениям, требует высокой культуры управленческого аппарата ( имеется в виду экономическая грамотность кадров, осознание задач, стоящих перед коллективом в области рационального использования ресурсов, уровень информационного общения работников, рационализация документооборота, обработка информации с помощью ЭВМ. К сожалению, пока на многих предприятиях не достигли такого уровня культуры, в результате управление по отклонениям еще далеко от совершенства. В большинстве случаев отклонения устанавливаются расчетно, лишь незначительная их часть документируется на операции потребления материалов ( в заготовительном цехе, при раскрое, штамповке) или при замене материалов. [14]
Совершенствование существующей системы управления включает следующие вопросы: 1) оптимизацию структуры существующей системы управления; 2) упорядочение и перераспределение в случае необходимости прав, обязанностей и функций по вертикали управления; 3) уточнение прав, обязанностей и функций по горизон - талям управления; 4) совершенствование методов планирования; 5) рационализацию документооборота, унификацию форм документов, переработку информации на системной интегральной основе; 6) типизацию методов и методик решения одноименных задач по горизонталям управления. [15]