Служба - закупка
Cтраница 2
Работники службы закупок изучают торговые справочники, рекламные издания и номенклатуры-ценники. Они обзванивают расположенных поблизости поставщиков, просматривают деловую переписку, пишут письма поставщикам. Представители поставщиков узнают об этих поисках или-через других, или при посещении данной компании и предлагают службе закупок ознакомиться с их продукцией. Так возникает список потенциальных поставщиков. После того как выявлена представительная группа фирм-поставщиков, служба закупок может принимать заявки поставщиков. Некоторые цены становятся известными уже при изучении ценников или выявляются во время бесед с торговыми представителями, или в результате переписки с поставщиками. Работники службы закупок могут позвонить по телефону или написать соответствующие письма и другим компаниям и проводить, таким образом, своеобразные неофициальные торги. В некоторых случаях служба закупок даже может сообщать поставщикам, что предлагают их конкуренты, чтобы они могли при желании сбавить цены. Однако торги затрагивают общие интересы компании, и поэтому во многих компаниях не разрешается разглашать информацию о ценах, даже если они предложены неофициально. [16]
Как только служба закупок узнает о потребностях в определенном виде материала, по заявкам производственных подразделений, складов и спецификациям, она тут же оформляет заказ, извещая тем самым поставщиков о желании компании закупить соответствующий материал. Заказы направляются из компании поставщикам, тогда как заявки производственных подразделений и складов передаются из одного подразделения компании в другое, из производственных подразделений и складов в службу закупок; принятый поставщиком заказ приобретает силу договора. [17]
Склады и служба закупок совместно несут ответственность за управление запасами, за правильное оформление документов и учет материальных ценностей. Их задачи настолько общие, что эти две функции часто объединяются в одну. Склады обычно оказывают помощь службе закупок в определении оптимального размера заказа и уровня запасов; от складов иногда исходит инициатива закупок и они подают заявки на материалы для пополнения своих запасов. [18]
Служба сбыта сообщает службе закупок о получении специальных заказов и новых контрактах. Представители службы сбыта, работающие непосредственно в местных конторах или в магазинах, обращают внимание службы закупок на новые изделия и материалы. В тех случаях, когда поставщики одновременно выступают и в роли покупателей, представители также могут ускорять поступление заказов или сообщать определенную информацию, используемую при оценке поставщиков. [19]
Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии: объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. [20]
Чем должна и не должна заниматься служба закупок. Функция закупок - это штабная функция, имеющая своей целью обеспечение производства материалами за счет внешних источников. По своей природе и благодаря широким связям с другими штабными отделами и производственными подразделениями служба закупок иногда несет ответственность за выполнение и таких работ, которые обычно входят в обязанности других служб, а с Другой стороны, в некоторых случаях она бывает лишенной своих обычных прав и - обязанностей. [21]
Процесс закупки начинается с того момента, когда служба закупок получает информацию о потребности в соответствующем материале. Производственное подразделение, которому требуется материал, оформляет специальную заявку. На бланке заявки указываются технические характеристики, количество необходимого материала и название соответствующего подразделения. [22]
Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается. [23]
Все соглашения и договоры с поставщиками заключаются через службу закупок. Вопросы цен, характера договоров, упаковки и отгрузки служба закупок должна решать совместно с поставщиками. В некоторых компаниях никому, кто не работает в отделе закупок, не разрешается обсуж - дать с поставщиками вопросы, касающиеся закупок, или вести переписку с ними. [24]
Обычно ответственность за приемку поступающих материалов несет складская группа службы закупок. В составе службы закупок может быть самостоятельная группа по приемке или приемкой может заниматься непосредственно сам отдел закупок. Склады ( или группа по приемке) проверяют фактическое поступление в соответствии со счетом-фактурой и бланком-заказом в целях установления правильности выполнения заказа. Склады должны выявлять повреждения материалов из-за неправильной упаковки или грубого обращения с грузами при перевозке. Работники складов должны обращать внимание водителей транспортной организации или представителя поставщика на повреждения до принятия груза и фиксировать брак - на счете-фактуре или в приемочном акте. Одна из компаний практикует фотографирование всех поврежденных материалов, для того чтобы иметь постоянное доказательство состояния доставленной партии грузов в момент поступления. После проверки материалов для выявления повреждений склады извещают службу контроля качества или группу инспекции качества о прибытии заказанной, партии, с тем чтобы они могли приступить к проверке качества материалов. [25]
Обычно к качеству материалов предъявляется множество требований, 1: но служба закупок в своей работе исходит из минимально допустимого уровня качества ( ДУК), устанавливаемого конструкторской группой. [26]
Точка, в которой служба распределения поставщика передает управление материальным потоком службе закупок покупателя, определяется условиями франкировки груза, закладываемыми при заключении договора поставки. Термин франка обозначает порядок учета в цене изделия издержек по доставке продукции потребителю. В договоре поставки термин франке указывает на то, до какой точки на пути движения продукции к покупателю издержки, связанные с транспортировкой и страховкой, несет поставщик. [27]
 |
Схема логистического процесса на складе. [28] |
Условно весь процесс можно разделить на три части: 1) операции, направленные на координацию службы закупки; 2) операции, непосредственно связанные с переработкой груза и его документацией; 3) операции, направленные на координацию службы продаж. [29]
Кроме инспекции качества покупных деталей и материалов, служба контроля качества должна устанавливать тесные связи со службой закупок и по другим линиям. Работники службы контроля качества совместно со службой закупок должны добиваться установления таких взаимоотношений с поставщиками, при которых была бы полная гарантия того, что все покупные материалы будут отвечать соответствующим техническим требованиям. Для этого требуется информировать поставщиков о разработанных технических характеристиках и оценивать качество работы поставщиков с учетом как результатов приемочного контроля покупных материалов и деталей, так и других факторов. Служба контроля качества, кроме того, знакомит службу закупок с различными методами выборочного контроля и с изменениями технических требований к качеству покупных деталей и материалов. [30]
Страницы: 1 2 3 4