Составление - письмо
Cтраница 3
 |
Режим просмотра. [31] |
Программа умеет интегрироваться с Word oM, добавляя свою панельку инструментов с четырьмя кнопками. Первая кнопка ( Letter Wizard) вызывает мастера составления писем, вторая ( Letter Browse) - окно Просмотр содержания Письмовника. Третья кнопка ( Letter Search) открывает окно поиска Письмовника и пытается найти в своей базе выделенное вами в тексте слово или словосочетание. И последняя, самая правая кнопка ( Letter Dictionary), открывает словарь Малый МультиЛекс и ищет в нем выделенное слово или словосочетание. [32]
Ответственные исполнители, составляющие письма, также обычно не имеют для этого необходимой подготовки. Ни в средней, ни в высшей школе составлению писем ( исключение представляет специальная документация, например, техническая, учетная) их не обучали. Составлению писем ответственные исполнители обучаются практически. Они часто пишут письма по образцам не всегда должного качества, заимствованным от своих предшественников. Анализ писем показывает, сколь различны они по своей форме, стилю, общей культуре. [33]
Впечатление, производимое письмом на получателя, зависит, во-первых, от конверта, во-ьгорых, от бланка фирмы, в-третьих, от его содержания. Если необходимо произвести благоприятное впечатление, автору следует уделить составлению письма столько же времени, сколько он тратит на подготовку к какой-нибудь ответственной встрече. [34]
Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать ( трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке ( кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. [35]
Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть ( доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части ( доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. [36]
Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть ( доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части ( доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется оснонная цель письма. [37]
Приведенные выше строки - начало письма, написанного более чем полстолетия назад юмористом Уиллом Роджерсом. Роджерс считал, что написание писем - это общение в миниатюре и был бы поражен, узнав, какие изменения претерпело искусство составления писем и деловых бумаг в Америке. [38]
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. [39]
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. [40]
Было бы чрезвычайно поучительно собрать данные относительно усвоения и усовершенствования гортанных навыков других видов. Например, мы не знаем никакого статистического материала, относящегося к усовершенствованию гортанных навыков других видов, к чтению про себя или к таким видам деятельности, как составление письма, разработка книги или плана изобретения. [41]
Ответственные исполнители, составляющие письма, также обычно не имеют для этого необходимой подготовки. Ни в средней, ни в высшей школе составлению писем ( исключение представляет специальная документация, например, техническая, учетная) их не обучали. Составлению писем ответственные исполнители обучаются практически. Они часто пишут письма по образцам не всегда должного качества, заимствованным от своих предшественников. Анализ писем показывает, сколь различны они по своей форме, стилю, общей культуре. [42]
Кроме того, Microsoft Word 97 работает с Мастером писем. Последний позволяет установить параметры письма, его оформление, вставить общий текст ( например, обратный адрес и адрес получателя), а также отредактировать письмо. В результате на составление письма уходит гораздо меньше времени. [43]
В последние десятилетия основным языком международного делового общения стал английский. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем даны для английского языка. Необходимо, однако, помнить о существенных различиях в оформлении и языке писем, направляемых в Европу и США. [44]
Для того чтобы правильно писать деловые письма, не обязательно иметь высшее образование. Все, что необходимо, - это овладеть четырьмя правилами, изложенными в этой книге. И когда все правила будут изучены, вы сможете убедиться, что составление писем не только занимает мало времени, но и дает возможность для творчества, а следовательно, увеличивает оборот фирмы. [45]
Страницы: 1 2 3 4