Cтраница 4
Когда в чертежах, разработанных заказчиком или поставщиком, и присланных на предприятие, находят ошибки, то для выдачи листков изменения используют систему, принятую на предприятии. Удобство использования одной и той же системы внесения изменений в чертежи состоит в том, что отдел сбыта или другие отделы, ответственные за переписку с заказчиком, при выяснении всех спорных вопросов будут собирать копии листков изменения и получат возможность использовать их при составлении соответствующих писем. После получения ответа от заказчика отдел сбыта вносит изменения во всю документацию. [46]
Одноаспектными прежде всего являются письма, не требующие ответа. Каждый аспект содержания письма должен начинаться с отдельной строки. Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом. [47]
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70 - е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника Простые письма считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. [48]
Анализ осуществляется в двух аспектах - рационализации технологии осуществления управленческих процессов и совершенствования их организации. В ходе анализа важно определить возможности установления рационального распорядка дня управленческих работников. Распорядок должен быть таков, чтобы он способствовал снижению нервно-эмоционального напряжения работников и созданию условий для высокопроизводительного труда. В этом случае рекомендуется воспользоваться некоторыми общепризнанными правилами, в числе которых могут быть названы следующие: первую половину рабочего дня посвятить наиболее плодотворному умственному труду, а во второй его половине решать организационные вопросы ( прием, совещания, составление писем и пр. [49]