Cтраница 2
После контроля и выпуска каждого регистра оператор-контролер заполняет соответствующие графы маршрутного листа и передает его руководителю участка сортировальных машин и табуляторов для составления следующего отчетного регистра. После составления всех предусмотренных маршрутным листом регистров он остается в группе контроля и выпуска и в дальнейшем может применяться для начисления заработной платы операторам, получения различных справок и заполнения маршрутных листов на следующий отчетный период. [16]
Такими группировочными признаками могут быть: дата документа, номер цеха, участка, склада, табельный номер работающего, номенклатурный номер материала, операция, группа и подгруппа материалов, синтетический счет и др. Эти группировочные признаки обычно указываются в специальной рабочей инструкции по комплектованию документов, которой руководствуются заказчик и приемщик документов в МСБ. По срочным работам, а также в периоды составления отчетных регистров для сокращения времени обработки документы могут комплектоваться в более мелкие пачки, рассчитанные на обработку в течение 30 - 40 мин. [17]
Контрольные суммы по каждой пачке документов вносятся в одноименные графы и строки сопроводительного ярлыка. Эти итоги переносятся в накопительные документы и одновременно предназначаются для проверки правильности составления отчетных регистров. [18]
Большое влияние на построение технологического процесса на ВУ оказывают виды используемых машинных носителей информации. Как известно, исходная информация, зафиксированная в первичных документах и предназначенная для накопления и составления сводных отчетных регистров, переносится на машинные носители информации, которые обеспечивают автоматический ввод данных в перфорационные и электронные вычислительные машины, а также их накопление и хранение. [19]
На первом этапе производится первичная обработка исходных данных, а также изготовление машинных носителей информации, предназначенных для составления отчетных регистров. Операции, выполняемые на первом этапе, называются подготовительными. Они обычно осуществляются на протяжении всего отчетного периода и обеспечивают ежедневную непрерывную загрузку вычислительной установки, поэтому их еще называют непрерывными операциями. [20]
Итоговые карты широко применяются при механизации учетно-вычислитель ных работ. Они дают возможность уменьшить массивы перфокарт, подлежащих обработке в период наибольшей загрузки сортировальных машин, табуляторов и специализированных машин, и, таким образом, способствуют сокращению сроков составления отчетных регистров. [21]
На первом этапе выполняются подготовительные, или непрерывные, операции, предусматривающие подготовку исходной информации к обработке для составления отчетных регистров. К подготовительным операциям относятся: приемка первичных документов, их арифметическая обработка и изготовление машинных носителей информации ( арифметическая обработка может выполняться как до, так и после изготовления машинных носителей информации), подготовка к составлению отчетных регистров. [22]
Составление отчетных регистров, ведомостей, таблиц и других сводных документов принадлежит к наиболее сложным и ответственным операциям технологического процесса в МСБ. Отчетные регистры, в зависимости от назначения, сложности построения, необходимости получения горизонтальных и вертикальных итогов, могут составляться на бухгалтерских, фактурных или суммирующих машинах с широкой кареткой. В практике машинной обработки информации для составления отчетных регистров наиболее часто применяются бухгалтерские многосчетчиковые машины типа Аскота, которые могут быть оснащены электронной приставкой Р-12 или ТМ-20, а также фактурные и суммирующие машины. [23]
Как уже было отмечено, использование бухгалтерских машин Аскота значительно снижает трудоемкость группировки исходной информации и общую трудоемкость ее машинной обработки в условиях МСБ. Применение этих машин дает возможность за один рабочий прием группировать исходную информацию, накапливать итоги и составлять отчетные регистры. Однако следует учитывать, что для составления отчетных регистров - могут эффективно использоваться и простейшие суммирующие машины. [24]
Полуавтоматическая таксировка выполняется на КВМ при помощи вспомогательных табуляграмм, составленных на табуляторе по первичным рабочим перфокартам. По итоговым данным каждой группы перфокарт, напечатанным в табуляграмме, вычисляется произведение, которое записывается в табуляграмме. Затем вручную перфорируются итоговые перфокарты, предназначенные для составления отчетных регистров. [25]
Важным условием правильного и рационального построения технологического процесса является пропорционально-оптимальное соотношение между отдельными производственными подразделениями или группами ВУ. Технологический процесс должен обеспечивать равномерное прохождение документов при обработке их на всех операциях, так как опережение их обработки на одних операциях и отставание на других нарушает согласованность в работе отдельных исполнителей или целых групп и подразделений ВУ, нарушает ритмичность всего технологического процесса. Кроме того, увеличиваются простои машин и операторов, удлиняются сроки выполнения работы и составления отчетных регистров. [26]
Затем лента разрезается на части, которые вручную раскладываются или сортируются по необходимым группировочным признакам; для сортировки могут применяться различные способы. Затем итоги подсчитываются по каждому группировочному признаку и фиксируются в специальных груп-пировочных ведомостях. Общий итог по всем напечатанным документам является контрольной суммой, предназначенной для проверки правильности составления отчетных регистров. Накопление итогов может производиться одновременно с составлением отчетных регистров. [27]
Первичные документы на МСС, как и в МСБ, являются основным исходным материалом для машинной обработки информации. Реквизиты, зафиксированные в документах, переносятся на перфокарты, которые автоматически обрабатываются на ПВМ. Поэтому хорошее качество заполнения и оформления документов, а также отсутствие в них ошибок являются важнейшим условием составления качественных отчетных регистров. [28]
Документооборотом называется путь движения документа в процессе обработки с момента производства первых записей до сдачи его в архив. Рациональное построение и правильная организация документооборота существенно влияют на общую систему учета при ведении его как вручную, так и машинным способом, на эффективность технологического процесса на ВУ. Ведение учета машинным способом способствует выявлению недостатков документооборота, так как его дефекты отрицательно сказываются на выполнении сроков поступления и обработки первичных документов на ВУ, а следовательно, составления отчетных регистров. Документооборот должен быть организован так, чтобы обеспечивались наиболее сжатые сроки поступления документов, рациональное построение технологического процесса, равномерная загрузка вычислительных машин и ритмичная работа ВУ. Кроме того, он должен обеспечить правильное оформление и точный учет зафиксированной в документе хозяйственной операции. [29]
Это уведомление подписывается лицом, ответственным за сдачу документов. Оно необходимо для того, чтобы после обработки документов на операциях таксировки и перфорации, а также их контроля на ВУ можно было приступить к формированию контрольных чисел, комплектованию массивов перфокарт, их сортировке и составлению отчетных регистров. Эти формы могут быть дополнены графами для фиксации обнаруженных ошибок. [30]