Cтраница 4
В какой последовательности располагаются документы внутри дела. В каком случае дело считается заведенным. Разрешается ли выдавать сотрудникам учреждения дела или документы для использования в работе. Что закладывается вместо дела или документа на место изъятого. Что понимается под формированием дела. [46]
В состав АСУ входят комплексы технических средств и коллективы людей, объединяемые для выполнения функций управления. Поэтому внедрение АСУ означает не просто установку технических средств с соответствующим программным обеспечением, а переход персонала органов управления на новые методы работы. Этот переход требует определенной подготовки сотрудников учреждения, в которое внедряется АСУ, по основам и методам ее использования. Для этого должны быть разработаны программы обучения и планы учебных занятий для различных групп работников. К проведению занятий привлекаются сотрудники этих же учреждений, непосредственно участвующие в разработке АСУ, а также представители научно-исследовательских и проектных организаций, разрабатывающих систему. [47]
Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений. [48]
Объявление войны, даже если за этим актом не следуют собственно военные действия, означает начало юридического состояния войны. Между государствами перестают применяться многие нормы международного права ( в частности, политические, экономические, культурные соглашения между воюющими государствами), другие нормы, принятые специально для периода вооруженного конфликта. Состояние войны прекращает дипломатические и консульские отношения, сотрудникам учреждений должна быть обеспечена возможность беспрепятственного отъезда в свое государство. Граждане иностранного государства могут быть интернированы. [49]
Как показывает опыт, для систем документации характерна повышенная консервативность. Известно много примеров, когда введенные формы документов и установленный порядок их представления продолжали существовать даже тогда, когда уже исчезала необходимость в самих документах. Это свойство системы документооборота требует особенно внимательного подхода к вопросам перехода к новым системам документации, освоения их сотрудниками учреждений, постепенного перехода от традиционных, ручных методов их ведения к автоматизированным. [50]
После положительного решения вопроса о приеме гражданина на работу в качестве руководителя или исполнителя готовится соответствующий приказ. Примерная форма приказа о приеме на работу по контракту начальника отдела кадров приведена ниже. Приказ доводится до сведения назначенного работника под расписку, а копия приказа вывешивается на доске объявлений для ознакомления всех сотрудников учреждения, организации, предприятия. [51]
Официальные и ведомственные издания публикуются от имени учреждений, организаций или ведомств и являются их документами; содержание этих документов непосредственно связано с деятельностью соответствующих учреждений, организаций или ведомств, которые несут полную ответственность за публикуемую в них информацию. При этом ведомственные издания могут рассматриваться как один из видов официальных изданий, рассчитанных на обращение, главным об разом, внутри какого-либо ведомства. Так, например, Распорядок работы учреждений Академии наук СССР - ведомственное издание, так как оно представляет интерес лишь для сотрудников учреждений АН СССР. С другой стороны, План работы научно-исследовательских институтов АН СССР - официальное издание более широкого назначения, так как оно может интересовать научных работников, независимо от их ведомственного подчинения. [52]