Cтраница 2
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Эту экономическую эффективность мы будет называть прямой. Кроме этого, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления народным хозяйством, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. [16]
Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. [17]
Высокая эффективность унификации и стандартизации документов требует активного внедрения действующих стандартов, унифицированных форм, практической реализации установленных принципов и предложенных методов этой работы, а также дальнейшего развития этой важнейшей народнохозяйственной деятельности. [18]
Работа no унификации и стандартизации документов ведется и за рубежом как национальными организациями по стандартизации ряда стран, так и различными международными организациями. Известны национальные стандарты на документы, принятые в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ и в других странах. [19]
Такая широкая деятельность по стандартизации документов, применяемых при традиционных методах управления, характеризует документацию как сложившийся объект стандартизации. [20]
Работа по унификации и стандартизации документов должна предусматривать терминологическое упорядочение названий видов и разновидностей документов, их реквизитов, а также содержащихся в документах управленческих текстов на естественном языке. [21]
Значительно больший эффект дает стандартизация документов в социалистических странах. Так, ЧССР явилась первой страной, где унифицированные внешнеторговые документы были введены во всех объединениях внешней торговли. В ПНР унифицированные внешнеторговые документы применяются не только при экспорте, но и при импорте товаров. [22]
Таким образом, унификация и стандартизация документов, исходя из условий повышения эффективности их механизированного изготовления, накапливает опыт, позволяющий рассчитывать на большие успехи в дальнейшем. [23]
Еще более необходима унификация и стандартизация документов при объединении отдельных АСУ в единую систему. [24]
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. [25]
Несмотря на то что унификация и стандартизация документов успешно развиваются, ее направления и принципы проведения, начиная с 1971 г. и до последнего времени, интенсивно обсуждаются, что создает условия для повышения эффективности проводимых работ. Ниже отражаются результаты и предложения, полученные при проведении работ по унификации и стандартизации документов во ВНИИС и МГИАИ, а также в ор-ганиз ациях-соисполнителях. [26]
Работа по унификации документов заключается в стандартизации документов, сокращении числа видов и разновидностей документов, установлении круга документов, при помощи которых осуществляются функции управления, упорядочении элементов оформления документов с внесением трафаретизации в содержание текста. [27]
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. [28]
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. [29]
Общее научно-методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации ( УСД) и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. [30]