Cтраница 2
Информационно-поисковый аппарат составляют журналы, карточки учета документов, ручные справочные картотеки. [16]
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов ( приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации. [17]
Журнальная система регистрации1 нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при вьщаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. [18]
При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации - ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве. [19]
Записи о выданных документах вносятся в книгу учета выданных документов, которой присваивается идентификационный номер, состоящий из: через дробь из кода книги ( код - 3), номера книги по порядку и цифры, соответствующей текущему году. [20]
Порядок оформления, согласования, регистрации и учета документов КС УКРА устанавливается министерствами или ведомствами в соответствии с РД-50-135-78 Методические указания. [21]
Для контроля доходов важнейшее значение имеет правильная организация учета документов, по которым оформляются крм-мерческие операции на станциях и взыскиваются провозные платежи. На бланках таких документов типографским способом проставляются очередные номера и соответствующая серия, по которым их учитывают; бланки являются документами строгого учета, а снабжение ими станций производится финансовыми отделами дорог. [22]
К вспомогательным документам государственного земельного кадастра относятся книги учета документов, книги учета выданных сведений и каталоги координат пунктов опорной межевой сети. [23]
На основании информации, указанной в графе Применяемость кар-чек учета документов, которые составляют в СТД на каждый конструкторский кумент, могут быть разработаны таблицы систематизации, служащие для информа-и нормоконтрояеров и разработчиков изделий о ранее разработанных на предприя-и и имеющие широкое применение в различных изделиях деталей и сборочных еди-ц. Как прави -, таблицы систематизации составляет и ведет служба стандартизации предприятия. [24]
На основании информации, указанной в графе Применяемость карточек учета документов, которые составляют в СТД на каждый конструкторский документ, могут быть разработаны таблицы систематизации, служащие для информации нормоконтролеров и разработчиков изделий о ранее разработанных на предприятии и имеющие широкое применение в различных изделиях деталей и сборочных единиц. Как правило, таблицы систематизации составляет и ведет служба стандартизации предприятия. [25]
Записи в учетных регистрах производятся по мере принятия к учету документов либо итогами за месяц. Такой дифференцированный подход в каждом отдельном случае обусловлен характером и содержанием произведенной хозяйственной операции. Так, аналитические данные в соответствующих журналах-ордерах записываются итогами за месяц. Получение этих итогов осуществляется путем подсчета сумм по однородным документам, предварительно сгруппированным по характеру требуемых аналитических данных. [26]
Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. [27]
Единый государственный реестр прав, дела правоустанавливающих документов и книги учета документов являются вечными. Их уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускаются. [28]
Единый государственный реестр прав, дела правоустанавливающих документов и книги учета документов являются вечными. Их уничтожение, изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускаются. [29]
Все дела с грифом КТ, журналы ( картотеки) учета документов КТ в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. [30]