Cтраница 4
Для получения оптимальных результатов при планировании рабочего времени руководителю необходимо использовать периоды планирования: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи следует иметь отдельный план для каждого периода. При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы: какова основная цель данного периода. Каким количеством времени он располагает. В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода. Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены. Важнейшим периодом планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к пр. Планирование на день создает предпосылки, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дневных дел, помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время и определить конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня. При разработке недельного плана рекомендуется уточнить конечные цели предстоящей недели и определить необходимые работы в порядке их значимости. Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами: работы обязательные ( важные и срочные) с точки зрения достижения конечных целей; работы важные, но не срочные - к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе; работы менее важные и не срочные - они будут выполнены, если останется время на неделе. В процессе недельного планирования уточняются заранее намеченные контакты и способы их осуществления. По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям. [46]