Cтраница 3
В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации и базируется на комплексе регистрационных характеристик документа как в автоматизированной, так и традиционной поисковых системах. [31]
Рассмотрим подробнее распространенную, например, в автоматизированных системах управления технологию обработки документов, предполагающую перенос информации с документов для ввода в ЭВМ на машинные носители. Под носителем здесь понимается материальный объект, используемый для записи, передачи и хранения документной информации. Форма представления информации должна быть максимально удобна для восприятия и обработки человеком или ЭВМ. [32]
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учет-но-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов; организацию делопроизводственной службы; механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. [33]
Документооборотом называется движение документов в учреждении с момента их создания или получения до исполнения или отправки. Рациональная его организация способствует оперативности прохождения и обработки документов, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, использованию документной информации в целях управления. [34]
Внедрение этих документов в практику управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуры поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности. [35]
Каждое учреждение должно разработать специальный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Этот перечень утверждается службой делопроизводства. Специальная документная информация регистрируется в особых учетных формах в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах: бухгалтерские документы - в финансовых структурах, печатные издания - в библиотеках и СИФ ( справочно-информационный фонд), научные отчеты - в специальных отделах НИИ, арбитражные дела - в реестрах арбитражных дел, отчеты подведомственных учреждений - в функциональных структурах учреждения. Именно они в первую очередь включаются в перечень нерегистрируемых канцелярией документов. [36]
Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать ( в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов. Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель. [37]
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание ( вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений. [38]
Однако это не значит, что организация документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов. [39]
Однако это не значит, что организация документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения, документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов. [40]