Cтраница 3
Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе; ценная информация немедленно подвергается угрозе при возникновении необходимости ее документирования. Прежде чем создать документ, следует установить, является ли данная информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае положительного ответа. [31]
Гриф конфиденциальности, как уже говорилось, указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность. [32]
Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступающие по любой линии связи ( в том числе получаемые от посетителей), должны приниматься только работником службы КД, а в небольших фирмах - секретарем-референтом первого руководителя. Это связано прежде всего с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции - как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправитель не ставит гриф конфиденциальности. Подобное явление объясняется не только сугубо индивидуальным подходом отправителя к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и его нежеланием обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа. [33]
Гриф конфиденциальности, как уже говорилось, указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность. [34]
После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства и помещается в аналогичное по заголовку дело открытого доступа временного, длительного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии грифаделается отметка на документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. В целях своевременного снятия грифа конфиденциальности рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, описи, журналы конфиденциальных документов и выделять те из них, которые могут быть удалены из банка защищаемых документов. [35]
После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства и помещается в аналогичное по заголовку дело открытого доступа временного, длительного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. В целях своевременного снятия грифа конфиденциальности рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, описи, журналы конфиденциальных документов и выделять те из них, которые могут быть удалены из банка защищаемых документов. [36]
В некрупных предпринимательских фирмах, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием Грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока. [37]
В некрупных предпринимательских фирмах, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковремен ного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием Грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока. [38]
В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. Карточка содержит следующие части: а) исходные сведения о документе ( учетный номер и гриф конфиденциальности; дата печатания; вид и краткое содержание; подразделение и фамилия исполнителя; номер носителя, с которого печатался проект документа и др.), б) рабочие сведения о документе ( росписи за уничтожение черновика идата; дата выдач и; количество листов, экземпляров; кому выдан и др.), в) готметки об отправлении и возврате документа, г) отметки о передаче документа на другие участки службы КД или движении документа, д) отметки о подшивке документа вдело или взятии его на инвентарный учет, е) отметки об уничтожении документа. Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, который имеет следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание. [39]
В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. Карточка содержит следующие части: а) исходные сведения о документе ( учетный номер и гриф конфиденциальности; дата печатания; вид и краткое содержание; подразделение и фамилия исполнителя; номер носителя, с которого печатался проект документа и др.), б) рабочие сведения о документе ( росписи за уничтожение черновика и дата; дата выдачи; количество листов, экземпляров; кому выдан и др.), в) отметки об отправлении и возврате документа, г) отметки о передаче документа на другие участки службы КД или движении документа, д) отметки о подшивке документа вдело или взятии его на инвентарный учет, е) отметки об уничтожении документа. Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, который имеет следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание. [40]