Cтраница 2
В дело должны подшиваться исполненные документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела. [16]
Александр III утвердил Положение о мерах к охранению государственного порядка и общественного спокойствия, согласно которому отдельные местности могли объявляться в положении усиленной или чрезвычайной охраны. В режиме усиленной охраны генерал-губернаторы, губернаторы и градоначальники получали право издавать обязательные постановления, запрещать народные, общественные и даже частные собрания, закрывать торговые и промышленные заведения, передавать отдельные дела на рассмотрение военных судов, осуществлять другие чрезвычайные меры, выходящие за рамки обычной законности. [17]
После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному год. Должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела - папки. При этом в дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. [18]
Финансовые денежные документы ( кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы ( наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений. [19]