Cтраница 3
Несмотря на то что в скандинавских и североамериканских странах компьютеризовано большинство регистрационных карточек пациентов, следует помнить о благоприятном соотношении квалифицированного персонала и пациентов в больницах этих стран. Перерывы в работе и постоянные передвижения приоритетов не составляют для них большой проблемы. Наоборот, компьютеризованные регистрационные карточки пациентов, предназначенные для использования в странах с более низким соотношением числа квалифицированных медработников и пациентов, могут быть более пригодными для безотлагательного осуществления технологических процессов и облегчения реорганизации приоритетов. [31]
При необходимости формируют специальную контрольную картотеку, которую иногда называют еще и сроковой. Такая картотека представляет собой ящик, разделенный на 12 секций, обозначающих месяцы года от января до декабря. Секция текущего месяца поделена разделителями на 31 ячейку с указанием дней месяца. Контрольные регистрационные карточки помещают в секцию соответствующего месяца, а когда этот месяц становится текущим, карточки расставляют в ячейки по дням месяца. Разбивка текущего месяца по дням оправдана при большом объеме переписки. В качестве контрольной карточки используется дополнительный экземпляр регистрационной карточки. [32]
Карточку ( табл. 33) заполняют на месте повреждения работники, проводившие ремонтные работы. Сведения из карточек затем переносят в журнал повреждений в хронологическом порядке инженерно-технические работники, в ведении которых находится участок поврежденного трубопровода или работники диспетчерской службы предприятия коммунального водоснабжения. В журнале сведения из карточек могут быть дополнены некоторыми данными, которыми не располагает аварийная бригада, например, указаниями о сроке эксплуатации поврежденного участка трубопровода. Сведения об отдельных повреждениях, занесенные в регистрационные карточки и журналы, при достаточно длительном сроке наблюдений служат исходным материалом для определения численных показателей частоты и характера повреждений трубопроводов. Обработка полученных статистических данных позволяет определить число повреждений на участках труб различных диаметров и материала за определенный срок наблюдений. Будучи соответствующим образом систематизированы, эти данные позволяют обоснованно подойти к планированию трудоемкости работ по устранению повреждений, отнести их к единице длины трубопроводной сети ( например, число повреждений на 100 км), распределить по видам, годам и в течение года, характеризуя ожидаемую частоту появления повреждений. На этой основе появляется возможность прогнозировать вероятность возникновения повреждений на трубопроводах в зависимости от различных условий, сезонов, устанавливать наиболее подверженные повреждениям участки труб и своевременно принимать меры по устранению и предотвращению причин повреждений. Одновременно на основе статистических данных могут быть оценены нормативы продолжительности проведения ремонтных работ по устранению повреждений в зависимости от вида, характера повреждения и других особенностей, а также обоснована потребная численность персонала аварийно-ремонтных служб и их оснащенность механизмами и техникой. [33]
В центральные архивы министерств, ведомств передаются дела постоянного, временного ( свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел в архив производится только по описям. Опись составляется в двух экземплярах. На обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подпись лица, принявшего дела, и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись. [34]
После рассмотрения руководством документ возвращается в канцелярию для перенесения резолюции на регистрационную карточку. Для сокращения времени прохождения входящий документ иногда передается секретарям руководителя вместе с двумя-тремя экземплярами регистрационных карточек. После резолюции руководителя секретарь переносит ее во все экземпляры карточки, направляя сам документ непосредственному исполнителю, а два экземпляра регистрационной карточки - в канцелярию и контрольную службу. Тем самым достигается однократное пребывание документа на регистрации в канцелярии. В практике работы некоторых учреждений I и II категорий секретари записывают резолюции руководителей в специальные информационные листы, которые по окончании рабочего дня сдаются в канцелярию. Там резолюции с этих листов переносятся на регистрационные карточки. Такая операция называется переметкой. В некоторых министерствах в канцелярии создается специальная группа переметки. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое делается соответствующая запись в регистрационной карточке. [35]