Cтраница 1
Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса. [1]
При наличии в деле инициативного документа, то есть документа, по которому возбуждено дело, в заголовке дела указывают наименование документа, его автора и содержание. Корреспондентский признак обозначают путем указания названия корреспондента в виде дополнения к подлежащему, которым является название видов документов. Обозначать на обложке дела одно наименование корреспондента, как это иногда бывает на практике, не следует. [2]
На одной карточке регистрируется только инициативный документ или присланный из другого учреждения. [3]
Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. [4]
По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами - запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами. [5]
При ответе в несколько адресов первым пишется адрес автора инициативного документа вне зависимости от значимости остальных адресатов. [6]
Инициативные и ответные документы имеют единый индекс, принадлежащий первоначально инициативному документу, который затем. Такая взаимосвязь индексации инициативного и ответного документа облегчает его исполнение и поиск. [7]
При получении ответного документа, по этому реквизиту подбирается копия инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному ответу и только вместе эти документы идут в работу. В этом случае сразу будет полная информация по вопросу: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение. [8]
Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма. [9]
Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ. [10]
Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Заполнение граф журнала производится аналогично заполнению граф карточки. [11]
Заканчивается телеграмма указанием ее индекса, Ответная телеграмма печатается с указанием индекса инициативного документа, на который дается ответ, без слов Ваш, На Ваш, Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. [12]
При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки вдело вместе с копией инициативного документа. [13]
При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа. [14]
Внутри группы документов, относящихся к одному вопросу ( протоколу), производится их систематизация в последовательности решения вопросов: сначала подшивается инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу. [15]