Инициативный документ

Cтраница 3

Форма журнала регистрации входящих документов. [31]

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. В тех случаях, когда письменного ответа на зарегистрированный документ не требуется, в графе Отметка об исполнении документа делается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе. В этой же графе указывают индекс дела, в которое документ подшит на хранение. [32]

Место для данного реквизита отведено только в бланке письма, так как этот реквизит предполагает переписку, ответ на ранее посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа - важнейший поисковый признак, позволяющий при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а в структурном подразделении найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на № 02 - 19 / 834 от 09.11.87. Слово год или сокращенное г. не проставляется. [33]

Исходящий документе поток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке Выделяется группа распорядительных документов ( при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных ( коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. [34]

Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, рекомендуется выделить специальный раздел в справочной картотеке. Систематизировать карточки в этом разделе целесообразно по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на копии документа при регистрации в том случае, если срок не указан в самом тексте документа. [35]

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации - ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве. [37]

Индексацией документов является проставление цифровой системы обозначения в установленном месте ( в оформительской зоне), куда входят цифровое обозначение структурного подразделения, к компетенции которого относится конкретный документ, и номер соответствующего дела по номенклатуре. Основой индекса документа является его индивидуальный номер, присвоенный при регистрации. Индекс 01 - 17 - 22 означает: 01 - индекс структурного подразделения, 17 -номер делано номенклатуре, 22 - индивидуальный регистрационный номер документа. Инициативный и ответный документы, как правило, сопрягаются одним индексом, который присваивается инициативному документу и дублируется в ответном. Индексацнонная система должна обозначаться единым видом знаков - арабскими цифрами. [38]

Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К Общему учреждению приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. [39]

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса, на который дается ответ. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой На Ваше письмо от 17 мая 1956 г. за № 02 - 15 / 89 сообщаем... Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. [40]

Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам ( приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо отдаты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. [41]

Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам ( приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. [42]

Страницы: 1 2 3