Инициативный документ

Cтраница 2

После завершения этапа издания исполнитель отчитывается ( если он не сделал этого раньше) за израсходованные носители и передает в службу КД в соответствии с внутренней описью документов, находящихся у него, подлинник и все экземпляры подписанного документа, черновики варианты документа, испорченные листы, дискеты и бланки; чистые учтенные носители, инициативный документ, послуживший основанием для издания нового документа ( с отметкой об исполнении), и другие материалы, возникшие при создании документа. Черновики, варианты и рабочие материалы ( втом числе надис-кетах) уничтожаются в присутствии исполнителя. [16]

После завершения этапа издания исполнитель отчитывается ( если он не сделал этого раньше) за израсходованные носители и передает в службу КД в соответствии с внутренней описью документов, находящихся у него, подлинник и все экземпляры подписанного документа, черновик и варианты документа, испорченные листы, дискеты и бланки; чистые учтенные носители, инициативный документ, послуживший основанием для издания нового документа ( с отметкой об исполнении), и другие материалы, возникшие при создании документа. Черновики, варианты и рабочие материалы ( в том числе на дискетах) уничтожаются в присутствии исполнителя. [17]

Проектирование начинается со сбора технических документов по данному объекту. Инициативным документом для разработки проекта капитального строительства является задание на проектирование, которое составляется заказчиком в содержит все данные, необходимые для выполнения работы, материалы инженерно-геологических изысканий, требования, предъявляемые к будущему объекту. [18]

В тексте письма не следует повторять содержание предыдущих писем. Ссылка на инициативный документ ( реквизит 13) помещается перед текстом. [19]

Переписку группируют в дела за период календарного учебного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам. [20]

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам. [21]

Место для данного реквизита отведено только в бланке письма, так как этот реквизит предполагает переписку, ответ на ранее посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа - важнейший поисковый признак, позволяющий при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а в структурном подразделении найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на № 02 - 19 / 834 от 09.11.87. Слово год или сокращенное г. не проставляется. [22]

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело. [23]

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма. [24]

Внутренние распорядительные документы и протоколы, имеющие индивидуальный учет, как правило, получают в качестве индекса только порядковые номера с начала года. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ. [25]

Исходящий документе поток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке Выделяется группа распорядительных документов ( при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных ( коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. [26]

Форма журнала регистрации входящих документов. [27]

На оборотной стороне регистрационной карточки в графе Контрольные отметки фиксируют отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Нередко эта графа используется и для записей, отражающих движение документа, для внесения дополнительной информации по вопросу, содержащемуся в инициативном документе. [28]

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, указывается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе. [29]

Данный реквизит присутствует на бланке для писем ( факсов), так как он предполагает ответ на ранее посланное письмо. Этот реквизит - важнейший поисковый признак, дающий возможность при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, и позволяющий в структурном подразделении найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. [30]

Страницы: 1 2 3