Cтраница 2
Служит для входного контроля поступивших документов, кодирования показателей и другой подготовки документов для последующего переноса их содержимого на машинные носители. [16]
При необходимости срочного исполнения поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. [17]
В случае если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководителям учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой о том, когда поступил документ и где он находится. [18]
Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части. На № от, которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа. [19]
При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. [20]
Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. [21]
ВНИИМС проверяет комплектность и правильность оформления поступивших документов и представляет их в Госстандарт России для направления органу национальной метрологической службы, от которого поступил запрос. [22]
Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору. [23]
Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной карточке на этот документ делается соответствующая запись, в которой содержатся номер, дата исходящего документа в фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходящий документ составляется регистрационно-контрольная карточка в количестве экземпляров, предусмотренном действующей в данной организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-конт-рольная картотека. [24]
В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. [25]
В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся. [26]
В ведомостях бракованных документов и своевременно не поступивших документов зафиксированы соответственно данные о поступивших на ВЦ некачественных документах, требующих исправления, и об организациях, от которых не поступили документы по плану. Содержимое ведомостей дает возможность руководству ВЦ принимать меры по ускорению готовности документов к обработке. [27]
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного б организации распределения обязанностей. [28]
Количественная приемка поступивших документов заключается в подсчете количества поступивших документов и сверке фактического наличия их с количеством, указанным в сопроводительном ярлыке, а также в проверке правильности и полноты заполнения сопроводительного ярлыка. За каждую пачку принятых документов приемщик расписывается в разносной книге ( форма № 2) или в реестре заказчика. [29]
Входящий порядковый учетный номер используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле первого листа документа на лицевой или оборотной стороне. [30]