Cтраница 3
Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Современная организация труда, рост квалификации работников приводит к увеличению количества документов ( до 70 % от общего объема поступающей корреспонденции), передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям. [31]
Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. [32]
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. [33]
Основной формой отчетности является товарный отчет, в ко тором записывается каждый поступивший документ с указаниел поставщиков, получателей, даты и номера документа, CTOHMOCTI товара и тары. [34]
На оборотной стороне карточки алфавитного ( служебного) каталога указываются инвентарные номера поступивших документов и справки о добавочных описаниях. [35]
В этом случае задача потребителя сводится к простой процедуре выделения из числа поступивших документов нерелевантных и из оставшейся части - документов, с которыми потребитель желает ознакомиться более глубоко. [36]
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Корреспонденция, имеющая пометку Конфиденциально, обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск. [37]
После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их цена корректируется с учетом поступивших документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком. [38]
Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, его нет, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. [39]
Плательщик акцептует счет не в момент получения товара, а на основании проверки поступивших документов. Если оплаченные товары оказались недоброкачественными, некомплектными или нестандартными, покупатель имеет право предъявить требование на списание в безакцептном порядке со счетоз поставщика излишне уплаченных сумм. [40]
Руководителю организации ( предприятия) должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя организации ( предприятия), в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, постоянно увеличивается. [41]
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю. [42]
В РКК переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. В РКК переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. [43]
Перед началом работы оператор должен проверить отсутствие технических дефектов на документах и машинные носители, количество поступивших документов в соответствии с заданием ( в случае отсутствия документов или при обнаружении дефектов необходимо обратиться к сменному инженеру), освободить рабочее место от посторонних предметов, проверить работу машины согласно инструкции по эксплуатации и ознакомиться с технологической инструкцией. [44]
Дата получения документа является важным поисковым признаком и, кроме того, началом отсчета срока исполнения поступившего документа. Входящий регистрационный номер также служит для поиска документа в делопроизводстве. Кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в - месяц, квартал, год. Проставляется отметка о поступлении на нижнем поле документа в правом углу. [45]