Cтраница 3
По количеству отражаемых хозяйственных операций документы подразделяются на однострочные, многострочные. К однострочным относятся документы, в которые записывают хозяйственную операцию; в многострочный документ записывают несколько операций. [31]
Для создания нового документа в Конструкторе документов вводится имя документа, указывается характер обработки документа: проведение и повторное проведение после внесения изменений в документ для отражения в учете, формирование бухгалтерских проводок по документу. В зависимости от типа проводки выбирается список возможных реквизитов для построения структуры однострочного или многострочного документа, указывается связь документа с журналом. [32]
Учет готовой продукции осуществляется по данным первичных документов, на основании которых создаются массивы. При этом необходимо иметь в виду, что если вопросы обработки информации решаются в комплексе на машинах с автоматическим вводом данных, то применяются многострочные документы и перфокарты-документы, а также широко используются постоянные расценочные и планово-договорные картотеки. Для составления первичных носителей исходной информации используются также и регистраторы производства. При использовании машин с ручным вводом данных круг вопросов несколько сужается, применяются преимущественно однострочные документы. Однако в том и другом случае используются в основном первичные документы типовых форм и приспособленные для машинной обработки информации. [33]
В условиях применения современных средств механизации учет-но-вычислительных работ следует шире применять многострочные, накопительные и комбинированные формы первичных документов. Это существенно влияет на технику обработки: при ручной перфорации или перенесении информации на бумажные либо магнитные ленты быстрее и точнее воспринимаются постоянные признаки и переменные данные из многострочных документов, чем из однострочных. [34]
Одним из путей сокращения и упрощения документации является более широкое применение комбинированных, накопительных и многострочных документов, что значительно сокращает число отдельно выписываемых документов. Так, на промышленных предприятиях применяются недельные, декадные и месячные наряды по учету выработки рабочих, лимитно-заборные карты, действующие и заполняемые в течение длительного времени. Использование однострочных и многострочных документов должно решаться применительно к каждому предприятию с учетом конкретных условий его организационной структуры, методов бухгалтерского учета, средств вычислительной гехники. Так при обработке документов с помощью клавишных вычислительных машин ( КВМ) для удобства группировки информации целесообразно применять однострочные документы, при обработке на перфорационных вычислительных машинах ( ПВМ), обеспечивающих автоматическую группировку учетной информации, - многострочные. [35]
Вследствие того, что в условиях обработки информации в МСБ группировка исходной информации производится вручную или полуавтоматическим способом, более целесообразно применять в учете однострочные первичные документы. Если же используются многострочные документы, то в каждом из них должны оформляться учетные операции только по одному группировочному признаку. Так, при заполнении многострочных документов, в которых учитывается выполненная работа группой рабочих, при разноске заработной платы по табельным номерам каждую накопительную карточку необходимо взять из картотеки и заправить в машину несколько раз, так как применение таких первичных документов исключает возможность предварительной раскладки их по табельным номерам. [36]
Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная ( параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа ( за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество ( с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру. [37]
Табличный способ предусматривает построение документа в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Конкретные наименования и значения реквизитов заполняются в соответствующих строках-графах. Этот способ рационально использовать при построении содержательной части многострочных документов, что удобно для последующей их обработки с помощью ПВМ и ЭВМ. [38]
Состав и структура форм выходных документов определяются организационно-экономической сущностью задачи и возможностями ЭВМ и ЭБТ. Простота программирования для ЭВМ позволяет легко изменять формы выходных документов. Обычно на предприятиях существует большое количество форм документов внутреннего назначения - мно-гографные и многострочные документы. Трудоемкие при ручной обработке эти документы могут быть переведены после рационального изменения их форм и сокращения их числа на машинную обработку с помощью ЭВМ, что в значительной степени облегчает ведение внутренних учетных работ. [39]
Запись - с информационной точки зрения это совокупность, состоящая из нескольких реквизитов, которая описывает определенные свойства ( качественные или количественные) объекта. В данной системе записью можно назвать ту порцию информации, которая вводится в ЭВМ целиком при нажатии клавиши ВВ. Так, например, однострочный документ является записью; одна строка многострочного документа также запись. Если сравнивать с перфокарточной технологией, то запись соответствует одной перфокарте. [40]
Возможность применения тех или иных форм документов определяется характером производства. На тех участках, где запуск в производство деталей одного наименования в течение месяца повторяется редко, применяется наряд на разовые работы или рапорт о выработке за смену. На участках с массовым характером производства, с частой повторяемостью работ используются многострочные документы. [41]
Основными носителями информации как при ручной, так и при машинной ее обработке являются первичные документы. Проектированию форм первичных документов и их содержанию придается особое значение. При обработке информации на КВМ рекомендуется использовать однострочные документы, так как группировка показателей первичных документов, как правило, производится вручную. Применение многострочных документов может привести к дополнительным затратам труда и времени, на сортировку информации. [42]
В соответствии со схемами перфорации данные из первичных документов с помощью перфораторов переносят на перфокарты путем пробивок отверстий в соответствующих колонках. Каждая пробивка в одной колонке обозначает определенную цифру, а в комплексе эти отверстия в зашифрованном виде соответствуют тем данным первичного документа, которые должны быть нанесены на перфокарту. Так, например, перфокарту пробивают на каждую операцию прихода и расхода продукции. По многострочным документам составляют столько перфокарт по приходу и расходу продукции, сколько строк содержится в документе. [43]
Запись - с информационной точки зрения это совокупность, состоящая из нескольких реквизитов, которая описывает определенные свойства ( качественные или количественные) объекта. В данной системе записью можно назвать ту порцию информации, которая вводится в ЭВМ целиком при нажатии клавиши ВВ. Так, например, однострочный документ представляет собой запись. Одна строка многострочного документа также является записью. [44]
Вычислительные установки, оснащенные перфорационными машинами, превращаются в машиносчетные станции. При использовании ПВМ изменяется не только техническая работа, но и формы первичных документов. Возникает необходимость включать показатели и реквизиты, необходимые для обработки учетных данных на машинах ( шифры, коды), а также изменять последовательность расположения реквизитов по сравнению с формами, рассчитанными на ручное заполнение и обработку. В условиях МСС в основном применяют многострочные документы, выписываемые, как правило, в одном экземпляре. Машины позволяют получать группировки в большем количестве, нежели при ручной технике учета. [45]