Cтраница 2
Для изготовления управленческих документов наиболее широко в настоящее время применяются пишущие машины, количество которых давно исчисляется миллионами единиц, и все большее число документов заполняется с их помощью. [16]
При создании новых управленческих документов сначала устанавливается перечень задач, решаемых органом управления в пределах выполнения возложенных на него функций, затем на основе алгоритмов их решения определяются необходимые показатели. [17]
Машинописное изготовление традиционных управленческих документов гораздо более трудоемко, чем печатание сплошного текста. Особенности расположения и сложившиеся правила оформления отдельных реквизитов ( адресата, отметок о приложении, подписи) и заголовков внутри текста требуют дополнительных затрат на изменение интервалов между строками, на большие ( часто различные) отступы от левого поля, на центровку относительно вертикальной оси листа бумаги, на подчеркивание отдельных слов. Те же операции выполняются на пишущих автоматах с такими же затратами времени при первой, а в ряде случаев и при повторных перепечатках, например, при переходе с автоматического на ручной режим работы для изменения машинописного интервала. Это особенно нежелательно в случаях, когда одновременно с документом пишущий автомат готовит и машинный носитель с данными для непосредственного ввода в ЭВМ. [18]
Для изготовления унифицированных управленческих документов с помощью светокопировального оборудования необходим прозрачный основной документ ( или его копия), который накладывается на лист светочувствительной, бумаги и подвергается ультрафиолетовому облучению. В результате проявления с помощью аммиачной жидкости или нагревания светочувствительное покрытие бумаги для копий исчезает за исключением тех мест, которые были защищены изображением основного документа. [19]
При такой классификации управленческих документов система документации определяется как совокупность взаимосвязанных документов, применяемых при реализации функций управления народным хозяйством или комплекса функций при управлении отраслью. [20]
В содержание некоторых управленческих документов могут включаться таблицы. За счет их сокращается объем документа, Таблицы применяют тогда, когда нужно сравнить однородный материал, однородные сведения. [21]
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. [22]
Проекты приказов и других внутренних, управленческих документов после их подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями передаются юристу для проверки соответствия проекта действующему законодательству. [23]
Математические формулы в управленческих документах встречаются не часто. [24]
Перфокарты и соответствующие им управленческие документы хранятся в оргметодкабинете. Документ, направляемый для исполнения соответствующему лицу, передается вместе с сигнальным талоном. [25]
Сложившиеся требования к бланкам управленческих документов ориентированы на их заполнение вручную. [26]
При унификации и стандартизации управленческих документов требуются относительно небольшие капитальные вложения, предназначенные для разработки типовых и трафаретных текстов, внедрения унифицированных и стандартных документов, приобретения средств организационной и вычислительной техники, оборудования, изготавливающего бланки, создания дополнительных запасов бланков. [27]
Фактическая эффективность унификации всех управленческих документов будет выше самых смелых предварительных расчетов, так как в дополнение к ним при унификации и стандартизации уменьшается рост количества создаваемых документов и повышается эффективность управления в целом. [28]
Существует около 60 видов управленческих документов. Каждый вид документации имеет текстовую форму. Однако независимо от их вида документы характеризует тенденция к унификации языка. Основные положения устанавливает следующие способы унификации текстов: трафарет, таблица, анкета и сплошной связный текст. Кроме того, необходимо еще выделить тексты-аналоги. [29]
Суммарные затраты на подготовку управленческих документов в СССР не установлены, но они также значительны. Так, например, затраты на подготовку одного служебного письма в Минвузе РСФСР колеблются от 42 коп. [30]