Cтраница 4
Дуаль-карты с графическими отметками имеют значительные преимущества. Их применение на предприятии обеспечивает автоматизацию наиболее трудоемких операций по заготовке дуаль-карт. Вручную делаются только графические отметки, трудоемкость которых невелика. Однако дуаль-карты требуют бережного, аккуратного обращения, так как при деформации они становятся непригодными для ввода в машину. [46]
Перфокарточная форма бухгалтерского учета - новая форма бухгалтерского учета, возникшая в результате комплексного использования перфорационных машин. Учетный процесс при перфокар-точной ( перфорационной) форме учета механизирован и осуществляется следующим образом. На основании первичных документов подготавливают перфорационные карты. Могут также использоваться дуаль-карты. Перфокарты используются для получения механизированным способом данных синтетического и аналитического учета. По данным синтетического учета составляют оборотную ведомость. Для заполнения форм отчетности в необходимых случаях делается расшифровка показателей синтетического и аналитического учета. Все учетные работы от подготовки перфокарт до получения отчетных показателей производятся при помощи счетных машин. [47]
При машинной обработке информации широко применяют дуаль-карты, совмещающие функции первичных документов и машинных носителей информации. Реквизиты в таких картах размещают или на лицевой, или на лицевой и оборотной сторонах. В надцифровом поле карты представлен макет перфорации, содержащий минимальный, о достаточный для дальнейших разработок состав реквизитов. Постоянные реквизиты на дуаль-карты переносятся из массива постоянных перфокарт автоматически с помощью перфоратора-репродуктора, а переменные - в момент совершения операции записываются вручную в виде графических отметок, числовой и текстовой информации. [48]
Перфокарточная форма бухгалтерского учета - новая форма бухгалтерского учета, возникшая в результате комплексного использования перфорационных машин. Учетный процесс при перфокар-точной ( перфорационной) форме учета механизирован и осуществляется следующим образом. На основании первичных документов подготавливают перфорационные карты. Могут также использоваться дуаль-карты. Перфокарты используются для получения механизированным способом данных синтетического и аналитического учета. По данным синтетического учета составляют оборотную ведомость. Для заполнения форм отчетности в необходимых случаях делается расшифровка показателей синтетического и аналитического учета. Все учетные работы от подготовки перфокарт до получения отчетных показателей производятся при помощи счетных машин. [49]
В этом случае перечисленные носители должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного документа, составляемого ручным способом. При применении дуаль-карт заранее в централизованном порядке создаются специальные картотеки карт-заготовок ( на складах и в цехах) с постоянными показателями. При совершении операции нужная дуаль-карта изымается из картотеки и в ней фиксируются соответствующие переменные данные, дополнительно характеризующие эту операцию. Один и тот же макет дуаль-карт используется для оформления операций как приемки, так и отпуска. Для удобства чтения применяются макетированные дуаль-карты. Следует иметь в виду, что внедрение дуаль-карт и других технических носителей в качестве оправдательных документов требует тщательной подготовки и значительной перестройки всей действующей системы документооборота. [50]
Часть данных предварительно автоматически регистрируется на дуаль-карте в виде пробивок с заранее заготовленных постоянных перфокарт. Так, в дуаль-картах, используемых для оформления сдачи готовой продукции на склад, могут быть заранее автоматически зафиксированы: код изделия, его единица измерения, цена за единицу, номер склада, на который принимается продукция, код цеха, сдающего изделия. Указанные реквизиты должны быть автоматически расшифрованы. Как показывает опыт отечественных предприятий, в дуаль-карты предварительно автоматически можно вводить до 75 - 80 % объема данных. [51]
Для этого постоянные данные по учету личного состава ( код организации, месяц, код структурного подразделения, табельный номер, код категории, тарифная ставка) переносятся автоматически из массива постоянных перфокарт на лицевую сторону дуаль-карты. На оборотной стороне ее каждый день записываются данные об отработанном времени и в конце месяца подсчитываются итоги. Итоги с оборотной стороны переносятся на лицевую сторону дуаль-карты ( количество дней и часов за месяц) с помощью графических отметок. Затем дуаль-карты пропускаются через считывающий перфоратор для автоматической перфорации графических отметок. После этого дуаль-карты обрабатываются на электронном вычислителе или на ЭВМ для расчета заработной платы. [52]
Поэтому до сих пор основными носителями исходной информации являются первичные документы. В документы включен большой объем постоянной и производной информации. Важен также выбор конкретного машинного носителя для хранения постоянной информации. Большинство специалистов высказывается за 80-колонные перфокарты. На данном этапе в условиях функционирования АСУП наиболее целесообразно и приемлемо широкое использование дуаль-карт и информкарт с графическими отметками. [53]
Дуаль-карта, так же как и перфокарта, изготовляется из тонкого плотного листа картона и имеет те же геометрические размеры и допуски на них. Однако отметки о наличии того или иного признака должны выполняться мягким карандашом и иметь определенные форму и размеры. Контуры карандашной отметки наносятся на дуаль-карту вместе с формой документа. Графическая отметка занимает поле, равное трем колонкам 80-колонной карты, и выражает один цифровой разряд в кодовой комбинации. Всего на дуаль-карте может быть размещено не более 27 цифр. Заполненные дуаль-карты обрабатываются считывающим перфоратором ПС-80 и в соответствии с каждой графической отметкой на них пробиваются отверстия. [54]