Cтраница 3
Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. [31]
Наименование вида документа ( 08) должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. Наименование вида документа пишется, как правило, прописными буквами. [32]
В составе реквизитов служебного письма, в сравнении с формуляром ОРД, имеются отдельные коррективы. Отсутствуют реквизиты 08 наименование вида документа), 15 ( гриф утверждения), 24 ( печать), 25 ( OTJ метка о заверении копии); реквизиты 22 ( гриф согласования), 23 ( визы) размещаются на последнем экземпляре письма ( отпуске), который подшивается в дело. Реквизит 26 ( фамилия исполнителя и номер его телефона), если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне. [33]
Учитывая особенности передачи информации по телефону, рекомендуется не использовать редко употребляемые и трудно выговариваемые слова. Реквизитами телефонограммы являются адресат, наименование вида документа ( телефонограмма), индекс, дата передачи, текст, подпись лица, заверяющего текст, должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи, номера служебных телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму. [34]
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. [35]
Помимо этих общих положений есть требования, которые придают документу юридическую силу и повышают оперативность его подготовки, обработки, исполнения. Этими требованиями предусматриваются: автор учреждения; наименование вида документа; заголовок; текст; адресование; датирование; проставление отметок о согласовании, прохождении и исполнении документа; подписание; утверждение и проставление оттиска печати. [36]
Документалистика - отрасль кибернетики, оптимизирующая документальные системы, под которыми понимают различные системы документации, например: организационно-распорядительная, конструкторская, технологическая, научно-техническая информация и многие другие. Заголовочная часть документа - часть документа, содержащая наименование вида документа, краткое содержание и периодичность, а также наименование раздела сводного документа, к которому относится данный документ. [37]
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. [38]
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. [39]
Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита наименование вида документа и печатается от границы левого поля. [40]