Журнал - контрольное число
Cтраница 1
Журнал контрольных чисел открывается отдельно для каждого информационного массива. При записи контрольных чисел в журнале заполняются следующие графы: номер пачки, количество перфокарт в пачке, контрольные числа. [1]
Журналы контрольных чисел составляются в разрезе пачек документов. Если при оформлении журнала контрольных чисел допущена ошибка, то ее исправление должно оговариваться подписью и датой, как и исправление отчетной машинограммы. [2]
Указанные недостатки делают ведение журналов контрольных чисел малоэффективным способом регистрации и формирования контрольных чисел, особенно в условиях работы на крупных МСС, обслуживающих большое число заказчиков и выполняющих машинную обработку информации по различным учетно-вычислительным работам. [3]
В условиях обработки учетной информации на ЭВМ журналы контрольных чисел составляются, как правило, автоматически. Обязательным при этом требованием является их составление при вводе выверенной учетной информации в машину. Журналы контрольных чисел, составленные как автоматически так и вручную, должны иметь признаки ( номер пачки, дата и др.), позволяющие найти документы, подтверждающие произведенные в них записи. [4]
 |
Примерное распределение памяти ЭВМ с использованием магнитных карт и перфоленты. [5] |
ЭВМ оснащен насадкой для заправки карточек; вкладыш в журнал контрольных чисел, который отрывается и вкладывается в журнал по цеху, отделу. Вкладыш составляется по всем первичным документам, кроме табеля, ведомости прочих видов оплат, ведомости прочих видов удержаний, так как эти документы ежемесячные и ежемесячные итоги получаются в контрольных распечатках этих документов. [6]
 |
Журнал контрольных чисел по учету материальных ценностей по складу 81. [7] |
Например, для контроля правильности составления оборотной ведомости движения материальных ценностей журнал контрольных чисел ( табл. 3.3) имеет итоги количественно-суммовых показателей отдельно по операциям привода и расхода материальных ценностей в разрезе каждого склада. Таким образом, при проверке правильности составления оборотной ведомости необходимо сверить итог исходящего сальдо в целом по складу ( габл. Если итоги исходящего сальдо в обоих документах не равны, то следует проверить итоги отдельно по операциям прихода и расхода с тем, чтобы локализовать место возникновения ошибки и облегчить ее поиск. [8]
После проверки правильности перфорации каждой пачки перфокарт и записи контрольных итогов в журнал контрольных чисел перфокарты перекладываются в ящик текущей картотеки. При этом номер ящика текущей картотеки проставляется в специальной графе журнала контрольных чисел. [9]
В условиях машинной обработки учетной информации хранению подлежат не только отчетные, но и контрольные машинограммы, журналы контрольных чисел, контрольные экземпляры справочников или классификаторов. Контрольные машинограммы и журналы контрольных чисел являются регистрами хронологического учета. В условиях машинной обработки учетной информации их необходимо хранить в течение сроков, определенных для хранения контрольных журналов бухгалтерского учета. В связи с тем что в машинограммах широко используются закодированные реквизиты, расшифровку которых можно найти в соответствующих справочниках и классификаторах, необходимо организовать хранение и их контрольных экземпляров. Эти документы должны храниться в течение сроков, установленных для хранения машинограмм, в которых используются данные этих справочников или классификаторов, так как без них разобраться в машинограммах предыдущих периодов сложно. [10]
При этом способе, так же как и при брошюровке контрольных табуляграмм, отпадает необходимость в ведении журналов контрольных чисел, карточек или других накопительных документов, предназначенных для формирования контрольных чисел. Но, несмотря на ряд преимуществ, этот способ редко применяется в практической работе, что объясняется его высокой трудоемкостью и значительными дополнительными затратами материальных и денежных средств на его реализацию, особенно на крупных МСС, где ежемесячно обрабатываются тысячи пачек первичных документов, итоги которых необходимо переносить на перфокарты. [11]
 |
Журнал контрольных чисел по учету материальных ценностей по складу 81. [12] |
Основным методом контроля проверки правильности обобщения учетных данных в отчетных машинограммах является нахождение соответствия количественно-суммовых итоговых данных машинограмм итогам, полученным в процессе формирования журнала контрольных чисел или других контрольных регистров, заменяющих их. Журналы контрольных чисел формируются по итогам выверенных контрольных машинограмм вручную или автоматически. Содержание и формы журналов контрольных чисел разрабатываются с учетом возможности накопления контрольных итогов по подлежащим проверке показателям. [13]
Протаксированные документы передают оператору суммирующей машины для подсчета контрольных сумм по пачкам, которые комплектуют отдельно из приходных и расходных документов и регистрируют в журнале контрольных чисел. В конце отчетного месяца итоги контрольных чисел этого журнала используют для сверки разработанных сводок и отчетных ведомостей. [14]
Для проверки таксировальным методом правильности перфорации и таксировки необходимо иметь следующие материалы: первичные документы, сгруппированные в порядке возрастания номеров пачек; перфокарты; контрольно-таксировальные табуляграммы; журналы контрольных чисел для записи контрольных итогов, в которых уже зарегистрированы номера пачек и количество перфокарт. [15]
Страницы: 1 2 3