Cтраница 3
В 1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедрения Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления. [31]
Нормы времени распространяются на все виды работ, включенные в Государственную систему документационного обеспечения управления, и разделены на два блока: нормы времени на работы по документационному обеспечению управления и нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии. [32]
Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в службе документационного обеспечения управления, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. [33]
Анализ документопотоков и маршрутов движения отдельных документов и информационных единиц предоставляет возможность рационализировать документационное обеспечение управления и приводит к получению экономического и социального эффекта. [34]
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, Положении об Архивном фонде РФ. Номенклатура дел разрабатывается специалистами, ответственными за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Пример фрагмента номенклатуры дел приводится на рис. 7.1. Графа Количество томов заполняется по окончании года. Если Дело разбухло задолго до окончания года и стало толще 30 - 40 мм ( примерно 250 страниц), пользоваться им становится не очень удобно. [35]
Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом. [36]
В настоящее время ведется работа по документированию процессов в соответствии с Положением о документационном обеспечении управления процессами Национального банка РБ, что означает постепенный переход от существовавшей до текущего года системы руководящих документов к функционально-технологической документации процессов. [37]
Сегодня в условиях кардинальной перестройки всего народного хозяйства страны резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое будет постепенно переходить на машинную основу. [38]
К документам правового обеспечения процессов делопроизводства относятся законы, постановления, стандарты, касающиеся документационного обеспечения управления. В учреждении должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними. Этот порядок закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. [39]
ЦБНТ Минтруда России, 1995) предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях ( объединениях) независимо от формы собственности, в учреждениях и общественных организациях. [40]
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. [41]
В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления ( ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия. [42]
Виды документов и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, положениях о службах документационного обеспечения управления, инструкциях. [43]
Секретарь в своей деятельности руководствуется: Уставом данной организации; приказами и директивными материалами по организации; инструкцией по документационному обеспечению управления; правилами пользования средствами механизации и автоматизации управленческого труда; нормами орфографии и пунктуации; правилами внутреннего трудового распорядка; настоящей должностной инструкцией. [44]
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники службы делопроизводства; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации информационных систем; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики и организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. [45]