Cтраница 3
Комиссия совместно с администрацией предприятия, учреждения, организации подготавливает документы, требующиеся рабочим и служащим для назначения государственной пенсии, запрашивает в случае необходимости эти документы с предыдущих мест работы или от архивных органов, оказывает через органы социального обеспечения помощь рабочим и служащим в оформлении недостающего для назначения пенсии стажа работы по свидетельским показаниям. [31]
Отбор документов на постоянное, временное хранение и на уничтожение должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов ( ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации. [32]
Удостоверение выдается по обращению гражданина органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации на основании документов, подтверждающих факт работы в пределах тыловых границ действующих фронтов на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, на строительстве оборонительных сооружений, морских баз, аэродромов и других военных объектов и справок архивных органов о сроках нахождения соответствующего военного объекта в пределах тыловых границ действующих фронтов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог. [33]
Порядок составления и утверждения номенклатур дел организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного органа заменяется согласованием с ЦЭК ( ЭК) вышестоящей организации. [34]
Порядок составления и утверждения номенклатур дел организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного органа заменяется согласованием с ЦЭК ( ЭК) вышестоя щей организации. [35]
Пользователи документов Архивного фонда Новосибирской области обязаны обеспечить физическую сохранность документов. Пользователи архивных документов могу обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий по подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством. [36]
Во второй части справки, посвященной истории фонда ( комплекса документальных материалов), приводят данные об объеме материалов, входящих в фонд, о крайних датах материалов, о передаче материалов фонда, о выделении материалов, не подлежащих хранению, об использовании материалов. В дальнейшем при очередном представлении описей в архивные органы сообщают лишь сведения о существенных изменениях функций и организационной структуре учреждения. [37]
Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению. [38]
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. [39]
Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации. [40]
Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения постоянно или отметку ЭПК ( ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой ЭПК ( ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений. [41]
Архивные органы проверяют, насколько правильно произведен отбор материалов на постоянное хранение. Если среди, материалов, отобранных к уничтожению, будут обнаружены документы, подлежащие хранению, архивные органы дают указания о включении их в описи материалов постоянного хранения. Когда у экспертной комиссии нет твердого мнения о научно-исторической и практической ценности документальных материалов, не предусмотренных перечнями, то такие материалы в акты на уничтожение не включают. Вопрос о хранении или уничтожении таких материалов решает архивный орган на основании письменного запроса экспертной комиссии. [42]
В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. ЭПК означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации и ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки ЭПК или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение. [43]
В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. ЭПК означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации и ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срокхранения этихдел может оставаться временным без отметки ЭПК или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение. [44]
Описи на материалы постоянного хранения в двух экземплярах, одновременно по всем структурным подразделениям, направляют на утверждение в архивный орган или государственный архив, куда материалы впоследствии будут переданы на постоянное хранение. Один экземпляр утвержденной описи возвращают в учреждение, а второй передают в упомянутый государственный архив. Здесь опись служит целям контроля и по ней производят прием материалов на государственное хранение. При первом представлении описей в архивные органы прилагается историческая справка об учреждении и об архивном фонде. В справке характеризуют-условия, в которых возникло и действовало учреждение, время его возникновения, масштаб и основные вопросы деятельности, круг учреждений и лиц, с которыми учреждение было связано. Затем сообщаются сведения о функциях и организационной структуре учреждения, а также об изменениях в названии, в функциях и организационной структуре учреждения, со ссылками на соответствующие акты. В исторической справке должна быть описана система делопроизводства и изменения в ней. Для ликвидированных или реорганизованных учреждений указывают дату и причины ликвидации или реорганизации. [45]