Cтраница 1
Отбор документов на постоянное, временное хранение и на уничтожение должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов ( ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации. [1]
Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел приведена ниже. [2]
Отбор документов для хранения и определение документов, подлежащих уничтожению, производится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения ( ЭК), создаваемой приказом руководителя. В учреждениях I категории создаются центральные экспертные комиссии ( ЦЭК) и экспертные комиссии структурных подразделений. [3]
Отбор документов и дел с истекшими сроками хранения оформляется актом, утверждаемым руководителем учреждения. Акты на уничтожение составляют после того, как утверждены описи дел постоянного хранения. Документы, отобранные к уничтожению, сдаются организациям по заготовке вторичного сырья. Сдачу оформляют приемо-сдаточными накладными. Уничтожение документов без утверждения архивным органом описей на дела постоянного хранения влечет за собой ответственность в установленном законом порядке. [4]
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводится путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. [5]
Отбор документов в журналах по содержимому общих реквизитов включается автоматически, если для общего реквизита включена опция Сортировка. Такая установка дает возможность пользователю системы 1С: Предприятие выводить список документов, имеющих указанное значение общего реквизита. В приведенном выше случае, например, руководитель отдела продаж может получить список всех документов, выписанных конкретным продавцом. [6]
Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение. [7]
Для отбора документов приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия в составе 3 - 5 членов. В нее обязательно включается лицо, ответственное за архив. [8]
При отборе документов на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам документов. Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе и такие документы, как отчеты, докладные записки, различные справки по основным вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются в другие инстанции. [9]
Для организации отбора документов используются сортируемые общие реквизиты и графы отбора. [10]
Работу по отбору документов ведет делопроизводственный персонал учреждения в течение года. [11]
Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску. [12]
Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I оставил резолюцию: Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить. Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором были даны аналогичные указания о том, что несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить, что было началом экспертизы ценности дел и документов. [13]
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения. [14]
В дополнительном журнале нельзя выполнять отбор документов, однако, в конфигурации может быть создано необходимое число общих журналов для группировки документов в соответствии с требованиями учета и желаниями пользователей. [15]