Cтраница 2
Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и других, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. [16]
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. [17]
Деловое письмо иностранному корреспонденту имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них ( см. прил. [18]
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30 - 97 ( рис. 2.3 - 2.6), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7 - 8 строк. [19]
Деловые письма обычно пишутся на фирменных бланках, отпечатанных типографским способом. В заголовке письма указаны название организации ( объединения, фирмы), почтовый и телеграфный адрес, номер ( а) телефона ( телефонов), телекса ( телексов), а с возникновением факсимильной связи и номер факсимиле, и иногда некоторая другая информация, как-то: фамилии руководящих официальных лиц, официальное лицо, на чье имя, по желанию компании, должна направляться вся корреспонденция, специально обозначенное свободное место для индексов писем ( шифра, ссылки), для даты, входящих и исходящих данных письма. [20]
Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых естественных, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых, многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством. [21]
Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо. [22]
Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма, однако при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые вольности, например в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно: без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа. [23]
Хорошие деловые письма используют лексику и стиль делового разговора. Мы предлагаем здесь несколько практических указаний для того, чтобы помочь вам и вашим торговым агентам писать письма. Возьмите их за правило, и вы скоро привыкнете писать хорошие иисьма легко и естественно. [24]
Типичное деловое письмо состоит из шести частей. [25]
Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место. [26]
Правильно составленные деловые письма и записки строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, в следующих двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя письма действовать. [27]
Многие деловые письма пишутся в таком же тоне. [28]
Всякое деловое письмо располагается на листе бумаги следующим образом: вверху с лицевой стороны на расстоянии 2 5 - 3 см от левого края листа ставится прямоугольный штамп, справа от него указывается, кому направляется письмо. Одним интервалом ниже указывается адрес получателя письма. Ниже под штампом указывается краткое содержание письма, далее следует текст письма, который пишется с красной строки. [29]
Оформление делового письма, передаваемого по факсу, должно быть аналогичным оформлению письма, пересылаемого почтой. Система телефаксной связи предусматривает передачу в автоматическом режиме ряда сведений: код отправителя, дата и время передачи, номер аппарата, с которого передано сообщение, количество переданных страниц. Получатель должен направить отправителю подтверждение, в котором указывается: код получателя, номер факса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат: без ошибок ли произошла передача или имели место сбои. Такая система обмена информацией с подтверждением позволяет использовать полученные по факсу документы в оговоренных сторонами случаях наряду с подлинниками. [30]