Cтраница 3
По каждой из программ задачи приводится описание основных функций программы и ссылки на массивы; блок-схемы алгоритмов; инструкции по заполнению и перфорации исходных документов и документов по внесению изменений ( инструкции должны содержать образцы этих документов и порядок формирования первичных носителей машинной информации); инструкции по приемке документов или входных носителей информации ИВЦ [9]; инструкции по записи программ на магнитную ленту; инструкции по расшифровке печати; инструкции к программе по проведению счета; инструкции по эксплуатации машинных носителей; инструкции по передаче документов из ИВЦ в производственные подразделения; организационно-технические требования к ИВЦ в отношении эксплуатации программ; тексты программ на машинных носителях. [31]
Порядок приемки документов от складов и цехов следующий. Документы сдаются в бухгалтерию при описях, которые называются сопроводительными реестрами документов. Сопроводительные реестры составляются в двух экземплярах. В них указываются: дата, за которую сдаются документы, наименования документов, количество документов каждого вида и их номера. [32]
На многих предприятиях в МСБ сосредоточена работа расчетной части бухгалтерии. В этом случае приемка документов, их контроль, в необходимых случаях шифровка и счетная обработка осуществляется пооперационно в МСБ. На предприятиях, где расчетная часть бухгалтерии работает самостоятельно, контроль первичных документов осуществляется в расчетной части, а дальнейшая обработка их в МСБ. Накопительные первичные документы, в которых ведется текущий учет выработки за длительный период ( месяц), обычно сдаются цехами и отделами лезадолго до конца месяца для промежуточной обработки в - МСБ, чтобы по окончании месяца обрабатывать данные за последние дни и тем сократить время на их окончательную обра - - ботку. [33]
Подготовительные операции служат основой для получения законченных учетных регистров, отчетных сводок. К ним относятся: приемка документов и подготовка их к обработке; вычислительная обработка первичных документов и ее контроль, перфорация и ее контроль. [34]
Для проверки правильности составленных отчетных регистров необходимо иметь контрольные числа, которые регистрируются и формируются в специальных журналах, карточках или других регистрах. Выше была приведена форма № 3 журнала приемки документов и сдачи работ, в котором после арифметической обработки каждой пачки документов в графах 10, 11, 12 и 13 регистрируются контрольные числа. Но они могут регистрироваться и формироваться и другими способами. [35]
Операционный листок ( форма № ОВС-2) применяется для учета выполненных работ в разрезе операций. Составляется операционный листок в одном экземпляре в момент приемки документов от заказчика и передается вместе с пачками документов по мере их прохождения в соответствии с технологическим процессом обработки информации. Наименование и код операций технологического процесса на постоянные виды выполняемых работ могут быть отпечатаны типографским способом. Как видно из формы № ОВС-2, операционный листок может быть заполнен по одному коду заказчика на одну или несколько пачек документов. [36]
Организационные структуры МСУ, приведенные на рис. XII.5 - XII.8, являются ориентировочными и должны уточняться с учетом материалов конкретного проекта. Например, для второй и третьей группы МСБ группа приемки документов не нужна. [37]
На данной операции осуществляется окончательная проверка и комплектование выходной документации, определяющей достоверность обработки информации на ВЦ. Контроль выходной информации осуществляется как методом логического контроля, так и путем сверки контрольных чисел, подсчитанных при приемке документов, с полученными числами в результате обработки информации на машине. [38]
Кладовщик представляет документы и к ним карточки, на которых сделана разноска и выведены остатки. Бухгалтер проверяет документы и по ним записи, сделанные на карточках, после чего принимает документы и расписывается в приемке документов на каждой карточке, заполняя в гр. Карточки с распиской бухгалтера кладовщик раскладывает в картотеке в первоначальном порядке. [39]
Приемка документов является первой операцией технологического процесса, которая ставит своей целью обеспечение своевременного поступления на вычислительную установку качественных первичных документов. Поэтому в этой инструкционной карте излагаются следующие вопросы: сроки поступления документов на вычислительную установку и сроки сдачи последних документов за отчетный период, порядок комплектования документов в пачки и порядок их нумерации, порядок приемки документов цо их количеству и их оформления порядок проверки реквизитов и значности справочных и группировочных признаков, порядок регистрации и оформления документов для передачи их в обработку, порядок изъятия и оформления документов с дефектами, порядок возврата обработанных документов заказчику. [40]
Реестр с приложением документов по приходу и расходу материальных ценностей ежедневно принимается бухгалтером материального учета непосредственно на складе, который при приемке реестра с документами одновременно проверяет правильность записей этих документов в карточке складского учета. При отдаленности складов от бухгалтерии или небольшом количестве документов приемка их может производиться 1 раз с 3 - 5 дней. При приемке документов от кладовщиков и материально-ответственных лиц обращается особое внимание на то, чтобы на всех документах были оформлены подписи должностных лиц, разрешивших отпуск материальных ценностей, а также лиц, отпустивших и получивших эти материальные ценности. [41]
При учете продукции на предприятии по сальдовому методу бухгалтер-контролер проверяет движение продукции на складе путем сплошного сличения записей, сделанных материально ответственными лицами на карточках, с данными первичных документов. Против каждой записи ( строки) в карточке количественного учета бухгалтер-контролер ставит свою подпись, подтверждая этим правильность сделанной в карточке записи. Такую проверку бухгалтер-контролер обычно делает непосредственно в местах хранения в момент приемки документов. [42]
Для повышения качества работы операторов на всех стадиях контроля производится учет допущенных ошибок. Ошибки перфорации учитываются по их числу и записываются в соответствующие графы операционного листка или ведомости. Если ошибка допущена из-за неясности или неразборчивости написанного в документе реквизита, то виновником считается группа приемки документов. Если ошибка произошла вследствие неправильного заполнения документа ( неправильно проставлен код, неправильно произведен заказчиком подсчет тех или иных реквизитов), то виновником является заказчик. Оператор также не считается виновником ошибки, если она произошла вследствие технической неисправности табулятора или по причине недоброкачественного перфокарточного материала. [43]
После полной тщательной проверки каждая табуляграмма оформляется и сдается заказчику. Оформление табуляграммы заключается в следующем: в верхней ее части наклеивается или пишется от руки заголовок. Затем табуляграмма подписывается старшим контролером или руководителем участка контроля и выпуска и после отметки в графике выпуска отчетных табуляграмм о готовности табуляграммы она передается в группу приемки документов для сдачи заказчику. [44]
Отдельные листы кассовой книги составляются в двух экземп-ляпах. Этот отчет ежедневно передается кассиром в бухгалтерию с приложением всех приходных и расходных оправдательных документов под расписку на втором экземпляре. Бухгалтер-контролер обязан при приемке документов проверить правильность записей в кассовой книге, выведенных в ней сальдо и достоверность приложенных к отчету документов. Неправильно оформленные документы не принимаются. Исправления, подчистки и помарки в кассовых и других бухгалтерских документах не допускаются. [45]