Cтраница 4
МАШИНОСЧЕТНЫЕ БЮРО ( МСБ) создаются для механизации учета и вычислительных работ на предприятиях и в организациях на базе централизованного использования счетно-клавишных машин. В типовом комплекте счетно-клавишных машин МСБ предусматриваются 1 бухгалтерская, 1 фактурная и 2 - 3 вычислительные и суммирующие машины. Для каждого бюро количество машин определяется с учетом объема и трудоемкости учетно-вычислительных работ. Рабочий процесс механизации учета в МСБ состоит из приемки документов, таксировки и суммирования числовых данных, проверки правильности их подсчета, составления нек-рых первичных документов ( напр. Все эти операции производятся на счетно-клавишных машинах с применением ручного труда для ввода в них данных и для нек-рых др. действий. Руководит деятельностью МСБ специалист по организации механизированного учета и вычислительных работ; на счетных машинах работают операторы; технич. МСБ входит в состав бухгалтерского аппарата и находится в ведении главного бухгалтера. Для механизации учета и вычислительных работ на небольших предприятиях и в организациях создаются кустовые МСБ обычно при бухгалтерии одного из предприятий. Взаимоотношения с др. обслуживаемыми предприятиями строятся на основе хозяйственных договоров. [46]
Проверка комплектования и заполнения документов заключается в проверке правильности подбора документов в пачки и наличия в каждом документе всех реквизитов, необходимых для обработки. Кроме того, в процессе приемки устанавливается, правильно ли произведена запись реквизитов в отведенных для них графах; соответствуют ли коды значности, предусмотренной инструкционной картой, а также проверяется разборчивость записей и наличие всех требующихся подписей на документах и оговорок в случае их исправления. На каждом документе, имеющем дефекты, цветным карандашом отмечается графа, требующая исправления. Такие документы возвращаются заказчику для исправления, о чем в Журнале приемки документов и сдачи работ ( форма № 3) производится соответствующая запись ( гр. Исправленные на предприятии документы вкладываются в последующие пачки и снова возвращаются в МСБ для обработки. [47]
С понятием документ тесно связано близкое ему понятие документооборот. Документы не лежат неподвижно, а все время находятся в движении. Путь, проходимый документом от момента его выписки до сдачи в архив, называется документооборотом. Все документы проходят на своем пути следующие этапы: 1) составление ( выписка), 2) приемка документа бухгалтерией, 3) регистрация документов в системе учетных записей, 4) передача документа в архив. [48]