Cтраница 2
Как известно, важнейшим условием, обеспечивающим высокое качество отчетных регистров и работы всей ВУ, является обязательный контроль каждой выполненной операции. Поэтому технологический процесс должен предусматривать наиболее рациональные и эффективные его способы. Например, проверка правильности таксировки материальных требований на отпуск материала со склада может производиться путем повторных вычислений по каждой позиции документа или путем проверки итогов по группе документов, объединенных одним номенклатурным номером, а следовательно, включающих материалы с одинаковой ценой. [16]
Группировка исходной информации производится с целью ее подготовки к составлению отчетных регистров, ведомостей, таблиц и других сводных документов. Эта операция является наиболее трудоемкой ручной работой, которая значительно снижает эффективность машинной обработки информации в условиях применения КВМ. Раскладка документов и группировка исходной информации в накопительных карточках или группировочных ведомостях при составлении двух отчетных регистров составляет около 60 % общей трудоемкости машинной обработки. [17]
Документы, требующие ускоренной обработки, особенно в период составления отчетных регистров, могут комплектоваться в более мелкие пачки, что ускоряет документооборот, так как в этом случае обработка документов может производиться одновременно большим числом операторов. [18]
Заданием на сортировку является наряд или маршрутный лист на составление отчетного регистра, выписанный контролером. В нем указываются номера ящиков текущей картотеки, в которых находятся перфокарты, подлежащие сортировке, и номер инструкционной карты. Наряд хранится у руководителя участка сортировки и табуляции и вручается оператору только перед выполнением работы. [19]
Исходная учетная информация, предназначенная для первичной обработки и составления сводных отчетных регистров, зафиксирована в первичных документах. Хорошее качество первичных документов, характеризующееся отсутствием ошибок в заполнении, четкой и разборчивой записью реквизитов, является важнейшим условием разработки высококачественных отчетных регистров. [20]
По накопительным карточкам или группировочным ведомостям в целом за месяц составляются отчетные регистры. Суммирующие машины с широкой кареткой для этих целей применяются реже, так как они имеют только один или два накапливающих счетчика. После составления регистров производится их проверка и выпуск. [21]
Архивная картотека предназначается для хранения перфокарт после составления и выпуска всех отчетных регистров за отчетный период. Перфокарты в архивной картотеке хранятся отдельно по календарным периодам, по видам учетно-вычислительных работ, подразделениям предприятия или организации. Они плотно укладываются в ящики архивной картотеки, что позволяет избежать в процессе длительного их хранения возможной деформации. Эта картотека находится в ведении операторов-контролеров группы контроля и выпуска. Перфокарты в архивной картотеке хранятся обычно не более трех месяцев после окончания отчетного периода. [22]
Обработка перфокарт на табуляторе, или их табулирование, производится для составления отчетных регистров и различного рода вспомогательных табуляграмм, например контрольных. Табулирование перфокарт является одной из наиболее сложных операций технологического процесса. [23]
В процессе контроля перфорации обычно параллельно формируются контрольные числа, необходимые для проверки составленных отчетных регистров. [24]
Аскота, оснащенные электронной умножающей приставкой Р-12 или ТМ-20, которые одновременно с составлением отчетных регистров с большой скоростью выполняют различные вычисления. [25]
В зависимости от изменения объема первичной документации, сроков поступления документов, условий выпуска отчетных регистров возможна корректировка данного графика. [26]
После контроля и выпуска отчетного регистра выписывается наряд или оформляется маршрутный лист на составление следующего отчетного регистра. [27]
В инструкционной карте указывается, что до тех пор, пока не произведена полная проверка отчетного регистра, не следует выписывать наряд на составление следующего разреза. [28]
Перфокарты, используемые для составления, кроме месячных, еще и квартальных, полугодовых или годовых отчетных регистров, требуют более длительного хранения, однако более целесообразно ежемесячно перфорировать и хранить итоговые карты, по которым и составляются все необходимые отчетные регистры. Это позволяет избежать скапливания больших массивов перфокарт. [29]
В результате арифметической обработки документов вычисляются производные и относительные величины, которые являются исходными для составления отчетных регистров, ведомостей, таблиц или других сводных документов. [30]