Cтраница 2
Недостатком этого метода является невозможность обнаружить двойные, или аккордные, пробивки. Он обычно применяется в сочетании с другими методами, обеспечивающими контроль остальных переменных реквизитов перфокарт. [16]
Правила оформления и размещения реквизитов при унификации должны обеспечивать рациональное использование площади листа бумаги. Постоянные реквизиты документа должны удобно читаться и размещаться таким образом, чтобы оставить достаточно месга для заполнения переменных реквизитов с помощью стандартных печатающих устройств. [17]
Правила оформления и размещения реквизитов при унификации должны обеспечивать рациональное использование площади листа бумаги, на котором создается документ. Постоянные реквизиты документа, включаемые в бланк, должны удобно читаться и размещаться так, чтобы оставить достаточно места для заполнения переменных реквизитов с помощью стандартных печатающих устройств. Интервалы печати должны не затруднять восприятие документа, а их значение следует устанавливать в результате компромисса между стремлением к экономии бумаги, с одной стороны, и росту скорости чтения документов - с другой. При автоматическом считывании данных интервалы печати должны содействовать росту экономичности и надежности читающих автоматов. [18]
Эффективность применения конструкционных сеток при разработке документов очевидна, но их применяют очень редко: конструкционные сетки не печатаются централизованно, и каждая организация изготавливает их самостоятельно. Использование конструкционных сеток позволяет строить бланки с учетом требований печатающих устройств и упрощает при разработке бланков расчет необходимых площадей для размещения переменных реквизитов. Проведенные в МГИАИ эксперименты и расчеты показывают, что бланки эффективно строить на основе конструкционной сетки, если они заполняются не менее 50 раз, а сетку следует изготавливать в масштабе 1: 1, если даже ее бланк будет стоить до 15 коп. Поскольку бланки конструкционных сеток даже при малых тиражах их изготовления стоят менее 1 копейки, эффективность построения бланков документов на основе конструкционной сетки ( особенно напечатанной в масштабе 1: 1) довольно высока. Формуляры-образцы на отдельные системы документации, к сожалению, не устанавливают площади для перечисленных обобщающих реквизитов, а их значения необходимы для построения модели управленческих документов. [19]
Практика изготовления бланков документов оставляет вопросы планировки их форм на усмотрение технических редакторов и наборщиков типографий, против чего, как правило, не возражают заказчики, представляющие оригиналы, выполненные на пишущих машинах или с низкой точностью вычерченные вручную, а при повторном издании - экземпляры напечатанных ранее бланков. Это приводит к тому, что размеры граф и строк устанавливаются исходя в основном из условий удобного размещения в них постоянных реквизитов, входящих в состав бланка, затрудняя размещение переменных реквизитов при записи их вручную, не говоря уже о впечатывании текста с помощью различных технических средств. [20]
Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться для разных документов одного и того же наименования. [21]
Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации. [22]
Машинными носителями информации при этой форме учета являются перфокарты, дуаль-карты и перфоленты. В условиях применения ЭВМ вносятся существенные изменения в первичную документацию. В документах вручную заполняется минимальное количество переменных реквизитов, а постоянные, многократно используемые реквизиты вводятся в ЭВМ один раз. Периодически они заменяются на новые при пересмотре нормативов, цен, плановых заданий, кодов объектов. [23]
Причем красящим слоем покрываются лишь те места, на лицевую сторону которых впечатываются переменные реквизиты, подлежащие переносу на находящийся следом бланк. Такой способ, исключая применение копировальной бумаги, позволяет увеличить число документов, одновременно печатаемых в одной закладке. Можно применять сплошные листы копировальной бумаги, не вырезая в них окна, но тогда ненужные в отдельных документах переменные реквизиты забиваются буквами ХХХХ или применяются бланки, где соответствующие места закрашены черным цветом. Однако в этих случаях ухудшается внешний вид документов. [24]
Для получения документов с наименьшими затратами целесообразна двойная экспозиция: первая воспроизводит конкретный бланк со всеми постоянными реквизитами, вторая - изображение переменных реквизитов основного документа. Для этого применяются два прозрачных накладных листа. На первом печатаются постоянные реквизиты бланка, но в отличие от накладных листов, предназначенных для электрографического изготовления документов, места, необходимые для переноса переменных реквизитов, экранированы от источника света. Второй накладной лист выполнен так, что при второй экспозиции экранируются места светочувствительной бумаги, экспонированные в первый раз. Метод однократной записи может быть реализован и с помощью других копировально-множительных процессов; в любом случае переменные реквизиты, входящие в два или более унифицированных документа, должны записываться только один раз, а затем уже копироваться или размножаться с высокой производительностью. При работе по описанным выше или аналогичным способам основные документы могут заполняться не только на пишущих машинах, но и на бухгалтерских или фактурных машинах, пишущих автоматах, а также с помощью АЦПУ ЭВМ. [25]
Существуют гектографы, обеспечивающие выборочное копирование строк и без применения трафаретов, что позволяет достичь большей производительности труда в работе с ними. Такие гектографы успешно применяются при изготовлении технологических документов, для большинства которых достаточно выкопировки по строкам. Вместо них иногда применяют небольшие экраны из плотной бумаги, которыми с помощью липкой ленты последовательно на матрице прикрывают напечатанные на отдельных бланках и ставшие ненужными для последующих переменные реквизиты. Даже при таких, не самых производительных приемах выборки применение спиртовых гектографов для работы по методу однократной записи резко повышает производительность труда при изготовлении документов. [26]
Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться для разных документов одного и того же наименования. [27]
Требования к оформлению документов установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. [28]
Стандартные размеры бланков документов позволяют лучше использовать бумагу при печатании документов, уменьшают ее отходы. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, последующее их хранение. Для экономии времени и труда при заполнении документов постоянный текст в них печатается типографским способом. От руки или на пишущей машинке заполняются лишь переменные реквизиты, характеризующие оформляемую документом операцию. [29]
На основе намеченного к унификации перечня документов проводится уточнение необходимости каждого из применяемых видов документов и их реквизитов. С этой целью рассматриваются операции, проводимые на основе документа как организацией-составителем, так и получателем его. Особому анализу подвергаются реквизиты, которые в отдельных документах не заполняются. Методика предусматривает порядок их исключения. На бланке формуляра-образца из документов, оставленных для дальнейшего рассмотрения, поочередно отмечаются площади постоянных и переменных реквизитов, установленные в процессе предварительного сбора. Документы, реквизиты которых входят на бланк формуляра-образца, считаются предварительным составом первой унифицированной серии, а остальные, реквизиты которых не вошли, могут составить последующие унифицированные серии. Для этих документов предусмотрен порядок основного сбора, при котором определяется, какие реквизиты должны быть просмотрены и в каких документах. [30]