Cтраница 2
Организация переписки и ее стадии На постановку переписки большое влияние оказывают организационная структура учреждения, объем документооборота, система делопроизводства. В крупных учреждениях ( государственных комитетах, министерствах и других центральных органах) корреспонденция ( получаемая и отправляемая), например, неизбежно проходит через экспедицию. В небольшом учреждении, где экспедиции нет, документы принимает и отправляет секретарь. [16]
Руководителям, которые считают себя прежде всего администраторами, обычно трудно руководить людьми, потому что они часто предпочитают быть одни в своем офисе, проверяя и разрабатывая системы делопроизводства, вместо того чтобы взаимодействовать с людьми. Если привязанный к своему офису администратор решит улучшить свое умение руководства людьми, ему может оказаться полезным изменить свою рабочую обстановку, чтобы он мог чаще и непосредственнее взаимодействовать с людьми. Вашим окружением определяется то, какая информация доступна вашему восприятию через все пять чувств-зрение, слух, осязание, запах и вкус. [17]
Упрощение делопроизводства проводилось и в отдельных ведомствах, в частности в военном, в котором в 1911 г. Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве была введена система упрощенного делопроизводства. [18]
Основными направлениями НОТ МТС являются: изучение и распространение передовых методов труда, внедрение средств автоматизации и механизации труда, подготовка и повышение квалификации кадров, совершенствование нормирования и стимулирования труда, улучшение условий труда, организация рабочих мест, системы делопроизводства. НОТ МТС позволяет наилучшим образом соединить технику и людей в едином производственном процессе; обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и трудовых ресурсов, непрерывное повышение производительности труда, способствует сохранению здоровья человека. [19]
Основными направлениями НОТ МТС являются: изучение и распространение передовых методов труда, внедрение средств автоматизации и механизации труда, подготовка и повышение квалификации кадров, совершенствование нормирования в стимулирования труда, улучшение условий труда, организация рабочих мест, системы делопроизводства. НОТ МТС позволяет наилучшим образом соединить технику и людей в едином производственном процессе; обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и трудовых ресурсов, непрерывное повышение производительности труда, способствует сохранению здоровья человека. [20]
Для подготовки, хранения и сопровождения необходимых документов в PDM, как правило, имеются специализированные системы управления документами и документооборотом. Некоторые полнофункциональные системы делопроизводства интегрированы в САПР или, по крайней мере, имеют средства для управления проектной, в том числе чертежно-конструкторской, документацией. [21]
Последующие два столетия система делопроизводства оставалась практически неизменной. Такое состояние дел было вызвано, с одной стороны, тем, что сложившаяся система удовлетворяла потребностям государственной и общественной жизни, с другой - застоем в экономической, хозяйственной и политической жизни государства. [22]
Автоматизированные системы делопроизводства ( АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами ( СУД), управления документооборотом ( СДО), управления знаниями ( в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические ( полнотекстовые), заказные и тиражируемые. [23]
Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов. [24]
Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регастрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов. [25]
Генеральный регламент 1720 г. ввел единую для всей страны систему делопроизводства в государственном аппарате. [26]
Не всегда легко установить, что два разных документа используются для одной и той же цели. Однако очевидно, что проверка такого рода необходима, поскольку дублирование документов всегда приводит к перегрузке системы делопроизводства. Факт неточного соответствия документа его назначению может быть установлен лишь после изучения большого числа заполненных образцов, охватывающих большинство возможных случаев. При этом должны быть выявлены все причины установленных недостатков. Иногда выясняется, что определенные данные передаются от одного должностного лица другому неким таинственным образом вместе с чистым листом бумаги. Такие документы-призраки должны быть выявлены, поскольку передаваемые с их помощью данные иной раз имеют важное значение. Если дефекты подобного рода не выявить во время обследования существующей системы, они наверняка обнаружатся позднее, но это повлечет за собой пересмотр уже принятых проектных решений. [27]
России осуществляется министерское делопроизводство. Так, Общим учреждением министерств вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве. [28]
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального ( на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников. [29]
Особняком стоит SAP / КЗ. Но, во-первых, это все требует весьма и весьма больших финансовых затрат, а во-вторых, - тщательно проработанных регламентов и процедур, таких управленческих технологий, которые были бы совместимы с этими процедурами и регламентами. В основном требуется, ни много ни мало, перестроить все организационные процедуры, системы делопроизводства и построения документооборота, принятые в России и во многом закрепленные нормативными актами, под соответствующие логике здравого смысла западные стандарты. [30]