Cтраница 3
Руководит службой делопроизводства на предприятии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществляет систематический контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по приему документальных материалов, в том числе приказов и распоряжений руководства предприятия, их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения, по хранению материалов текущего делопроизводства, формированию дел и их сдаче на государственное хранение. Составляет инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и в его подразделениях, номенклатуру дел. Разрабатывает предложения по совершенствованию системы делопроизводства, организует их внедрение, принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами организации и механизации управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием и хранением материалов и своевременной сдачей в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие. [31]
В зависимости от повторяемости решений их разделяют на разовые и повторяющиеся. Разовые решения носят уникальный характер, принимаются при создании предприятия или в форс-мажорных условиях и направлены на перспективу. Независимо от уровня принятия разового решения оно формируется всегда в новых, неопределенных и слабо структурированных ситуациях, в которых невозможно использовать стандартную процедуру. При принятии разовых решений сильно влияние личностных оценок менеджера и интуитивных мотивов. Повторяющиеся, или программированные, решения принимаются в штатных ситуациях, носят, как правило, исполнительский характер и осуществляются по строгим технологическим схемам. Состав и порядок подготовки повторяющихся решений регламентируются на предприятии специальными положениями и осуществляются в автоматизированных вариантах информационных систем, систем делопроизводства и управления. [32]
Описи на материалы постоянного хранения в двух экземплярах, одновременно по всем структурным подразделениям, направляют на утверждение в архивный орган или государственный архив, куда материалы впоследствии будут переданы на постоянное хранение. Один экземпляр утвержденной описи возвращают в учреждение, а второй передают в упомянутый государственный архив. Здесь опись служит целям контроля и по ней производят прием материалов на государственное хранение. При первом представлении описей в архивные органы прилагается историческая справка об учреждении и об архивном фонде. В справке характеризуют-условия, в которых возникло и действовало учреждение, время его возникновения, масштаб и основные вопросы деятельности, круг учреждений и лиц, с которыми учреждение было связано. Затем сообщаются сведения о функциях и организационной структуре учреждения, а также об изменениях в названии, в функциях и организационной структуре учреждения, со ссылками на соответствующие акты. В исторической справке должна быть описана система делопроизводства и изменения в ней. Для ликвидированных или реорганизованных учреждений указывают дату и причины ликвидации или реорганизации. [33]