Служба - делопроизводство
Cтраница 2
Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе. [16]
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять фильтрацию входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. [17]
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет ознакомлен, ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы. [18]
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять фильтрацию входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. [19]
 |
Журнал регистрации входящих документов. [20] |
Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. [21]
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов. [22]
Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства не регламентируются отдельным документом ( должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел Руководство, где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы. [23]
Рабочие места работников службы делопроизводства должны быть оснащены мебелью, техническими средствами и вспомогательными устройствами. К техническим средствам относятся: средства составления текстовых документов ( пишущие машины, компьютеры, дикто-фонная техника, ручки, карандаши); копировальная и множительная техника, средства обработки документов, средства хранения, поиска и передачи документов; техника управленческой связи. [24]
Номенклатура дел составляется службой делопроизводства, секретарем-референтом и архивистом предприятия. [25]
Какие основные функции выполняет служба делопроизводства. [26]
Нд - численность работников службы делопроизводства, TI - нормируемое время, Т2 - ненормируемое время и Фр.в. - фонд рабочего времени одного работника. [27]
Журнал ведется секретарем-референтом или службой делопроизводства. [28]
Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. [29]
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. [30]
Страницы: 1 2 3 4