Cтраница 3
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами. [31]
Такое оформление облегчает работу с документом специалистам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе - при контроле качества подготовки документа и его оформления, руководителю - при подписании документа. [32]
Учебное пособие излагает основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. Приводятся тщательно отработанные образцы основных видов управленческих документов. Излагаются важнейшие положения по оформлению деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках. [33]
Печатается номенклатура дел не менее чем в 4 - х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок ( разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения ( в данном случае в бухгалтерию) для заведения по ним дел. [34]
Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. [35]
Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются: прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации. [36]
В соответствии с этой задачей в методическом пособии рассматриваются общие теоретические проблемы делопроизводства, вопросы организации делопроизводственной службы и документооборота, регистрации и контроля исполнения документов, организация их хранения, механизация документационных процессов. [37]
Внедрению средств механизации и автоматизации должны предшествовать совершенствование структуры аппарата управления, в том числе структуры делопроизводственной службы, совершенствование документации, рациональная организация технологического процесса работы с документами. Только при этих условиях механизация и автоматизация эффективны. [38]
В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом ( ответственный за архив) - секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего архивного учреждения. [39]
Небольшие габариты, простота обслуживания, высокая производительность и качество получаемых форм делают электронно-искровые копировальные аппараты необходимым условием технического оснащения делопроизводственных служб, в которых возникает потребность в малотиражном размножении документации. [40]
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. [41]
Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов осуществляют руководители учреждения, структурных подразделений, контроль за сроками исполнения и соответствием формы документов - делопроизводственная служба. В учреждениях I и II категорий проверяют исполнение документов специальные структурные подразделения - инспекции по контролю, группы ( секторы, бюро) контроля, в учреждениях III и IV категорий - секретари. В структурных подразделениях учреждения контроль осуществляется секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство. [42]
Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации. [43]
В связи с этим учитываются функции организации, структура, штаты; распределение функций, прав и ответственности между структурными подразделениями и отдельными должностными лицами; характер и формы взаимоотношений с другими организациями; организация делопроизводственной службы. [44]
Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу ( факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию. [45]