Cтраница 4
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом делопроизводственной службы. [46]
Опись дел бухгалтерии подписывает составитель с указанием должности. Она согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается главным бухгалтером. Если бухгалтерия - крупное подразделение и в ней есть экспертная комиссия ( ЭК), то опись рассматривается и одобряется ЭК до ее утверждения руководством. Опись дел бухгалтерии должна быть составлена в 2 - х ( при наличии ЭК в 3 - х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах бухгалтерии. Второй предназначен для передачи в архив учреждения вместе с делами. Третий подшивается к протоколу ЭК. [47]
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за документацию структурного подразделения. [48]
Структура и штаты делопроизводственной службы уточняются в соответствии с функциями организации, действующими нормативами по труду и реальными возможностями существующего аппарата. При этом необходимо разработать Положение о делопроизводственной службе и должностные инструкции сотрудникам. [49]
После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии ( ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования. [50]
Реквизиты 11, 13, 14, в, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30 - 97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении. [51]
В процессе обследования применяются очный ( интервью) и заочный ( анкетирование) методы. Беседы проводят на различных стадиях и участках обследования - с руководством организации и руководителем делопроизводственной службы. [52]
После 1991 г. в республике были созданы самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. [53]