Cтраница 1
Учет библиотечного фонда межведомственной ЦБС осуществляется отделом комплектования и обработки центральной библиотеки в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР, утвержденной Министерством культуры СССР по согласованию с Министерством финансов СССР. [1]
Учет библиотечного фонда централизованных библиотечных систем2 должен способствовать его сохранности, правильному формированию и использованию, отражать поступление, выбытие изданий и других материалов, общую численность фонда и распределение его по видам и содержанию как в целом по ЦБС, так и по каждому ее структурному подразделению. [2]
Стоимостной учет библиотечного фонда ведется бухгалтерией в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете СССР, утвержденной Министерством финансов СССР. [3]
Книга учета библиотечного фонда является одновременно учетным документом по передаче изданий и материалов из ОКиО в структурное подразделение ЦБ, в детскую библиотеку и в библиотеку-филиал, а также из одного структурного подразделения ЦБС в другое и из библиотеки-филиала в ЦБ. Прием изданий и материалов оформляется подписью руководителя структурного подразделения ЦБС в соответствующей графе первой части Книги. [4]
Процесс учета библиотечного фонда ЦБС включает: прием изданий и других материалов, их штемпелевание, регистрацию поступления, распределения и перемещения внутри системы, а также выбытия их, подведение итогов движения фонда и его проверку. [5]
В развитии учета библиотечных фондов проявляется стремление, во-первых, к унификации единиц и форм учета, во-вторых, к объединению в одном аппарате функций каталога и учетного документа, в-третьих, к механизации и автоматизации учетных операций. [6]
ЦБ ведет Книгу учета библиотечного фонда на общий фонд ЦБС; на фонд структурного подразделения системы ведутся первая и вторая части Книги учета библиотечного фонда, на фонд ЦБ ведется третья часть Книги учета библиотечного фонда. [7]
ЦБ ведет третью часть Книги учета библиотечного фонда. Сведения для ее заполнения берутся из Книг учета библиотечного фонда соответствующих структурных подразделений ЦБ. [8]
Книговыдача: исчисляется ( подобно учету библиотечного фонда) в общих количественных показателях и распределяется по видам изданий, отраслям знаний и отделам библиотеки, с выделением междубиблиотечного абонемента. Единицы учета библиотечного фонда и книговыдачи должны быть унифицированы. [9]
Часть 1 и часть 2 Книги учета библиотечного фонда ведутся ОКиО на фонды структурных подразделений ЦБ, на фонд детской библиотеки и на фонды библиотек-филиалов и дублируются названными структурными подразделениями ЦБС. [10]
При организации ЦБС в первой части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, перед записью № 1, в строке Перенос делается вступительная запись с указанием количества числящихся в фонде ЦБС учетных единиц, установленного после подсчетов по инвентарным книгам ЦБ, детской библиотеки и библиотек-филиалов. В Книгах учета библиотечного фонда структурных подразделений ЦБ, а также детской библиотеки и библиотек-филиалов делаются аналогичные записи. Подсчитанная в структурных подразделениях ЦБ, детской библиотеке и библиотеках-филиалах и сверенная с данными бухгалтерского учета стоимость книг и кинофотофонодокументов относится бухгалтерией на баланс ЦБ. [11]
В первую и во вторую части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, записываются все партии книг и брошюр, а также других материалов, поступающие в общий фонд ЦБС и выбывающие из него по сопроводительным документам. Каждая запись о поступлении и выбытии делается на одной строке под очередным порядковым номером. Этот номер проставляется и на сопроводительном документе. [12]
В централизованных системах на весь фонд ведется Книга учета библиотечного фонда ЦБС. А на каждое структурное подразделение отдел комплектования и обработки ведет Ведомость учета библиотечного фонда, в которой подводятся лишь годовые итоговые данные о движении фонда филиала. Эта ведомость служит также накладной при передаче литературы из отдела комплектования и обработки в филиалы. Учет стоимости фонда в централизованных системах передан бухгалтерии. [13]
В конце каждой страницы первой и второй частей Книги учета библиотечного фонда в строке К переносу подводятся итоги. Они переносятся на следующую страницу в строку Перенос, под которой ведутся очередные записи о поступлении и выбытии книг, других произведений печати и иных материалов. [14]
При записи каждой партии в первой и во второй частях Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, указываются: дата, порядковый номер, откуда поступила ( или выбыла) и по какому сопроводительному документу, количество поступивших ( или выбывших) экземпляров, распределение их по видам и содержанию. Графы на русском языке и на языке коренной национальности заполняются всеми библиотеками. В графе на языке коренной национальности учитываются издания и материалы на языке союзной, автономной республики или автономного округа, на территории которых библиотека находится. В последней графе строки Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, сотрудник бухгалтерии расписывается в приеме документа на поступившую ( или выбывшую) партию, а в Книгах учета библиотечного фонда, ведущихся на фонды стурктурных подразделений ЦБС, руководитель структурного подразделения ЦБС - в приеме ( или выбытии) очередной партии изданий и материалов. [15]