Cтраница 2
Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. [16]
Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОК. [17]
Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах; бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в службе делопроизводства организации ( канцелярии), электронная копия - в подразделении, отвечающем за разработку и применение Табеля и Альбома форм документов. Электронные копии Табеля и Альбома форм документов должны быть на каждом автоматизированном рабочем месте. [18]
Построение формы документов, исходя из условий максимального использования табуляторов пишущих машин и автоматов, является важнейшим из этих требований. Мы уже знаем, что государственными стандартами для организационно-распорядительных документов установлены 8 стандартных положений табулятора. Теперь необходимо создать условия для применения единых положений табулятора при машинописном изготовлении документов других систем. При этом нужно иметь в виду, что установка каждый раз новых положений табулятора приводит к затратам до 6 % общего времени на изготовление машинописного документа. [19]
Построение формы документов должно обеспечить возможность машинного контроля с учетом использования контрольных сумм, а также применения защитных кодов. [20]
Разнообразие форм документов, предназначенных для автоматического считывания, должно быть минимальным, причем каждая из них должна иметь свое кодовое обозначение, чтобы по нему можно было бы автоматически применить необходимую программу. [21]
Совершенствование форм документов производится на основе общей модели построения документов, кото: рая разрабатывается для каждой системы документации с учетом состава и объема информации, требований технических средств, используемых на различных этапах прохождения документа, а также с учетом необходимости обеспечения достаточного удобства восприятия документа человеком. [22]
Справочник форм документов ( ФО 1 - 2) служит для систематизации форм документов с целью последующей унификации. В каждом разделе принята порядковая система нумерации. Номенклатурный номер состоит из четырех знаков: первый знак указывает номер раздела, а три последующих - порядковые номера з каждом разделе. [23]
Код формы документа по ОКУД впечатывается в общий бланк документа от 7-го положения табулятора. [24]
Альбом форм документов содержит формы НСИ. [25]
Код формы документа по ОКУД впечатывается в общий бланк документа от 7-го положения табулятора. [26]
Код формы документа оформляется по Общесо - юзному классификатору управленческой документации, располагается в правой верхней части документа и предназначен для автоматизированной обработки документов, печатается от 7-го положения табулятора ( кроме письма), так же как и код предприятия. [27]
Комплект форм документов предприятие выбирает в зави еимости от типа и характера производства, видов разрабатыва емых и применяемых технологических процессов. В комплект документов на изделия основными документами являются МК КТП, КТТП и ВТП. В МК полностью и однозначно определяют процесс изготовления детали по всем или по отдельным видак / работ. В этом документе содержится информация о материале изделия, технологическом маршруте, документах, участвующш в одном технологическом процессе, средствах технологическогс оснащения. По МК комплектуют состав необходимых техноло гических документов на изготовление изделия. Стандартом уста новлено, что МК является обязательным документом. [28]
Разнообразие форм документов ограничивает также эффективность использования средств оргтехники и производительность труда при ручной обработке документации. [29]
Стандартизация форм документов обычно является итогом соответствующих НИР с последующей экспертизой проекта стандарта службами стандартизации и его утверждением органом стандартизации. Затраты на экспертизу и утверждение стандарта относительно малы и обеспечиваются из бюджета независимо от особенностей стандарта. Затраты на разработку стандартов являются основными и определяются сложностью объектов стандартизации. [30]