Cтраница 4
В качестве форм документов, указанных выше для всей но - менклатуры средств автоматизации, телемеханизации и вычислительной техники, рекомендуется использовать формы, аналогичные предусмотренным для средств локальной автоматики в Положении о планово-предупредительном ремонте средств измерений и автоматики. [46]
Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. [47]
Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. [48]
При разработке форм документа с помощью ПЭВМ так же, как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге составить эскиз документа, установить состав включаемых ь нею реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам. Создание документа на машине обеспечивается выполнением специальных команд. Вначале на экране появляется стандартная электронная таблица, которая при помощи соответствующих команд преобразуется в нужную форму документа. При этом устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значности помещаемых в них реквизитов, проводятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице, вводятся названия документа, граф и строк. [49]
Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, иденти фицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: наименование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа. [50]
Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие ему правовую силу: дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих документ. [51]
После систематизации форм документов в соответствующей картотеке или справочнике форм и их группировки по основным признакам необходимо произвести шифрацию документов. Документы, идентичные по форме и применяемые для подразделений одного и того же уровня иерархии управления, вносятся в картотеку документов один раз с указанием шифров всех подразделений, где они формируются. Далее составляется картотека показателей, применяемых в документах. Наименование показателей образуется из наименований реквизитов-оснований и реквизитов-признаков, входящих в наименование документа и характеризующих его. В картотеку применяемых показателей входят карты, заполненные отдельно по каждому наименованию показателя. В графе карты показателя Шифр документа ( выход) фиксируются шифры всех документов, для формирования которых используется показатель, зафиксированный в карте. В графу Шифр чокумента ( вход) вносят шифры документов, в состав которых входит данный показатель. [52]
При несоответствии форм документов в ТПР формам, требуемым в задаче АСУ, анализируется возможность получения реквизитов требуемого выходного документа на основе данных выходных массивов ТПР. Если состав этих массивов достаточен для формирования требуемого выходного документа, то при использовании данного ТПР должны быть разработаны ОПР по формированию выходных данных. При невозможности образования требуемого выходного документа на основе выходного массива ТПР определяется возможность формирования выходного массива на основе промежуточных массивов ТПР. Если такая доработка признана целесообразной, то разрабатывается алгоритм получения выходного массива. Состав реквизитов во входных документах должен быть достаточным для формирования входного массива ТПР. В противном случае разрабатывается оригинальная программа ввода данных. Для стыковки ОПР с выбранным комплексом ТПР необходимо определить по каждому ОПР состав работ, которые нужно выполнить на стадии технического проектирования, разработать документацию на ОПР, использовать в ОПР терминологию, условные обозначения и систему идентификации, принятые в ТПР. [53]