Cтраница 3
Система организационно-распорядительной документации, Формуляр-образец состоит из трех разделов. [31]
Модель, получившая название Формуляр-образец СЭВ ( рис. 2.1) при максимальной унификации со схемой ЕЭК учитывает особенности торговли социалистических стран. Формуляр-образец СЭВ должен служить базой при составлении основных документов унифицированных серий и формуляров отдельных документов, входящих в эти серии. [32]
В период разработки РТМ действовали всего три государственных стандарта на формуляры-образцы и за основу был принят ГОСТ 6.39 - 72 на организационно-распорядительные документы. На его базе был построен формуляр-образец отрасли для различных форматов листов бумаги при сохранении на каждом из них единой структуры документов. [33]
На его основе и построен формуляр-образец отрасли для различных форматов бумаги при сохранении на каждом из них единой структуры. На базе этого формуляра-образца в отрасли унифицировано и успешно применяется около ста форм управленческих документов. [34]
Это в значительной степени снижает трудозатраты, а также значительно экономит бумагу. Единой моделью для унификации документации является формуляр-образец. [35]
Еще большие затруднения; вызывает различная последовательность расположения одноименных реквизитов в документах разных систем. Так, вскоре после утверждения ГОСТа на формуляр-образец внешнеторговых документов была сделана попытка разработать на его основе стандарт на счет-платежное требование по экспорту. Этот документ заполняется на предприятиях одновременно с товаросопроводительными внешнеторговыми документами, а поэтому казалось целесообразным включить его в состав унифицированной серии и заполнять по методу однократной записи. Однако от этого пришлось отказаться, так как счет-платежное требование отрабатывается сначала на ВЦ предприятия, а затем на ВЦ Госбанка СССР и Внешторгбанка, где к нему предъявляются свои требования по последовательности расположения тех же реквизитов. [36]
Изложенный метод унификации документов на основе формуляра-образца показал на практике свою приемлемость и эффективность, однако число документов, которые могут соответствовать формуляру-образцу данной системы документации, небезгранично. Например, вскоре после утверждения государственного стандарта на формуляр-образец внешнеторговых документов была сделана попытка разработать на его основе стандарт на счет-платежное требование по экспорту. Этот документ заполняется на предприятиях одновременно с товаросопроводительными внешнеторговыми документами, и поэтому казалось целесообразным включить его в состав унифицированной серии и заполнять по методу однократной записи. Однако от этого пришлось отказаться, так как счет-платежное требование обрабатывается затем в системе Госбанка СССР, Внешторгбанка, где к нему предъявляют свои требования. Такие документы необходимо строить на основе единой модели, а пока она не утверждена, их следует разрабатывать на базе двух или нескольких формуляров-образцов тех систем документации, к которым этот документ относится. Утвержденный формуляр-образец на систему расчетно-денежной документации несовместим с формуляром-образцом внешнеторговой документации. [37]
В настоящее время действуют стандарты на основные положения и формуляр-образец в девяти системах документации, а в отдельных из них, например внешнеторговой и организационно-распорядительной - на термины и определения. [38]
На конструкционной сетке очерчивается выбранный фррмат для построения формуляра-образца и обозначаются необходимые поля. Затем определяются взаимное расположение общих реквизитов, предназначенных для включения в формуляр-образец, и минимально допустимые площади для размещения каждого из них. Размещение реквизитов, не вошедших в формуляр-образец, рассматривается при разработке конкретных форм документов. [39]
Одновременно с утверждением в 1975 г. других семи государственных стандартов на формуляры-образцы были согласованы, а затем и изданы унифицированные формы на соответствующие системы документации. Каждая из этих форм относится к одной системе документации, на которую установлен формуляр-образец. [40]
Как видно из этой схемы, формуляр-образец внешнеторговых документов положен в основу следующих моделей: основной документ предприятий, предназначенный для изготовления товаросопроводительных документов; основной документ, создаваемый конторами В / О Союзвнештранс в морских портах, и основной документ серии, подготавливаемой внешнеторговыми объединениями. Эти основные документы, построенные на основе традиционно применявшихся документов, имеют в неизменном виде от 4 до 8 зон формуляра-образца, остальные зоны детализированы или изменены в пределах отклонений, допущенных государственным стандартом на формуляр-образец. Создание таких промежуточных моделей ( между моделью государственной и конкретными формами документов организаций) очень важно, так как появляются более узкие ограничения для разработки форм документов, резко снижающие возможное их разнообразие. Кроме того, эти модели являются не только образцами для конструирования форм документов, но также используются как бланки основного документа, необходимого в наиболее распространенных случаях применения однократной записи. Если документы должны изготавливаться по методу однократной записи или их данные при вводе в ЭВМ должны иметь минимальное разнообразие по применяемым макетам перфорации, то при стандартизации наиболее целесообразно принять промежуточную модель ( основной документ или типовую форму для группы документов) или стандартизировать одновременно все документы унифицированной серии. [41]
Формуляр-образец и ГОСТ 6.15 - 75 Унифицированные системы документации. [42]
Формуляр-образец во всех учреждениях документы составляются на бланках. Применение бланков сокращает машинописные работы, повышает культуру документационного обеспечения управления. [43]
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает: 1) форматы бумаги; 2) служебные поля; 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати. [44]
Модель, получившая название Формуляр-образец СЭВ ( рис. 2.1) при максимальной унификации со схемой ЕЭК учитывает особенности торговли социалистических стран. Формуляр-образец СЭВ должен служить базой при составлении основных документов унифицированных серий и формуляров отдельных документов, входящих в эти серии. [45]