Cтраница 1
Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку ( папку) в 4 прокола. [1]
Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку ( папку) в 4 прокола. [2]
На дела постоянного хранения составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела, в ней перечисляются документы с указанием индексов, содержания, дат и номеров листов. [3]
Описи на дела постоянного хранения и на дела временного хранения ( свыше 10 лет) составляются отдельно. [4]
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. [5]
На обложке дела постоянного хранения указывают: наименование и подведомственность учреждения; наименование структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре дел; номер тома; заголовок; дату ( год); количество листов; срок хранения или отметку хранить постоянно. Надписи на обложках дел производят светостойкими чернилами или тушью. [6]
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, на дела временного хранения ( свыше 10 лет) - в двух экземплярах. Все экземпляры заверяются ответственным лицом, утверждаются комиссией, подписываются председателем ЭК и согласовываются с руководителем учреждения. [7]
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного ( свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. [8]
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения печатают в 4 экземплярах, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, подписываются председателем ЭК ( после утверждения описи комиссией) и согласовываются с руководителем учреждения. [9]
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. [10]
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК ( после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. [11]
Описи составляются: на дела постоянного хранения учреждения в целом либо на дела каждого структурного подразделения в отдельности. Конкретный вариант составления описи согласовывается с государственным архивом, в который учреждение передает документы на хранение. [12]
В процессе группировки документов в дела постоянного хранения составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. [13]
В процессе группирования документов в дела постоянного хранения составляют внутреннюю опись документов, содержащихся в деле. Ее помещают в начале дела; она включает индексы документов, краткое содержание, дату и номера листов в деле. [14]
Два экземпляра годового раздела описи на дела постоянного хранения направляют на утверждение в соответствующее архивное учреждение. Первый экземпляр описи после утверждения остается в государственном архиве, второй - возвращается учреждению. [15]