Cтраница 3
Описи на дела по личному составу также составляют отдельно. Дела по личному составу со сроками хранения постоянно могут по согласованию с архивными учреждениями включаться в описи на дела постоянного хранения. [31]
Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в порядке значимости содержащихся в них документов. На дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет описи составляют раздельно и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. [32]
На дела с документами постоянного хранения составляется опись, которая представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Эта опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. На дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет описи должны составляться раздельно и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. [33]
Описи составляют раздельно на дела постоянного, долговременного хранения и на дела по личному составу. Описи могут составляться как на дела учреждения в целом, так и по каждому структурному подразделению в отдельности. Описи на дела постоянного хранения составляют в четырех экземплярах, два из которых направляются в архивные органы. После утверждения один экземпляр описи возвращается в учреждение и хранится постоянно в качестве учетного и справочного документа. [34]
Описи составляют раздельно на дела постоянного, долговременного хранения и на дела по личному составу. Описи могут составляться как на дела учреждения в целом, так и по каждому структурному подразделению в отдельности. Описи на дела постоянного хранения составляют в четырех экземплярах, два из которых направляются на утверждение в архивные органы. После утверждения один экземпляр описи возвращается в учреждение и хранится постоянно в качестве учетного и справочного документа. [35]
Отбирая дела на постоянное хранение или на уничтожение, следует руководствоваться утвержденными перечнями документальных материалов. В первую очередь выделяются документы с постоянным и долговременным сроками хранения и вносятся в опись. Затем на документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. Уничтожение включенных в акт документов производится только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут утверждены архивной службой. [36]
Отбор документов и дел с истекшими сроками хранения оформляется актом, утверждаемым руководителем учреждения. Акты на уничтожение составляют после того, как утверждены описи дел постоянного хранения. Документы, отобранные к уничтожению, сдаются организациям по заготовке вторичного сырья. Сдачу оформляют приемо-сдаточными накладными. Уничтожение документов без утверждения архивным органом описей на дела постоянного хранения влечет за собой ответственность в установленном законом порядке. [37]